Οι συνέπειες της έλλειψης καταγραφής εργάσιμου χρόνου

Από την EasyHours | 5 Απριλίου 2025

Ένας οδηγός για τις συνέπειες της έλλειψης καταγραφής εργάσιμου χρόνου

Ετικέτες: καταγραφή εργάσιμου χρόνου, νομικές απαιτήσεις, κανόνες ΕΕ, εργάσιμος χρόνος, χρόνος ανάπαυσης, καταγραφή χρόνου, ελληνική νομοθεσία

Πώς επηρεάζει την επιχείρησή σας αν αναβάλλετε ή παραβλέπετε την απαίτηση για καταγραφή εργάσιμου χρόνου; Σε αυτό το άρθρο εξετάζουμε τις συνέπειες – νομικές, οικονομικές και πρακτικές – της έλλειψης καταγραφής εργάσιμου χρόνου. Από την 1η Ιουλίου 2024, όλοι οι εργοδότες πρέπει να καταγράφουν τον εργάσιμο χρόνο των εργαζομένων τους, και η παραβίαση του νόμου περί εργάσιμου χρόνου μπορεί να οδηγήσει από πρόστιμα έως αξιώσεις αποζημίωσης. Εξηγούμε τα πάντα με ήρεμη και ενημερωτική γλώσσα χωρίς εκστρατείες τρομοκράτησης, παρέχουμε παραδείγματα πιθανών σεναρίων και σας δείχνουμε μια ασφαλή λύση που εξαλείφει τον κίνδυνο και εξοικονομεί χρόνο.

Πίνακας περιεχομένων

1. Υπόβαθρο: Νέα νομική απαίτηση από 1η Ιουλίου 2024
2. Νομικές συνέπειες της έλλειψης καταγραφής χρόνου
3. Οικονομικές συνέπειες για την επιχείρησή σας
4. Πρακτικές προκλήσεις χωρίς καταγραφή εργάσιμου χρόνου
5. Παραδείγματα: Τι μπορεί να συμβεί στην πράξη;
6. Πώς να ξεκινήσετε καλά (πόροι)
7. Μια ασφαλής λύση: Η EasyHours εξαλείφει τον κίνδυνο

Υπόβαθρο: Νέα νομική απαίτηση από 1η Ιουλίου 2024

Την 1η Ιουλίου 2024 τέθηκε σε ισχύ νέος νόμος για την καταγραφή εργάσιμου χρόνου στην Ελλάδα. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι εργοδότες πρέπει να έχουν ένα αντικειμενικό, αξιόπιστο και προσβάσιμο σύστημα για την καταγραφή του καθημερινού εργάσιμου χρόνου των εργαζομένων τους. Ο σκοπός του νόμου είναι να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με τους κανόνες εργασιακού περιβάλλοντος σχετικά με τις καθημερινές περιόδους ανάπαυσης και το όριο των 48 ωρών εργασίας την εβδομάδα, καθώς και να δημιουργήσει διαφάνεια σχετικά με τον εργάσιμο χρόνο. Η απαίτηση ισχύει για σχεδόν όλους τους εργαζομένους – μόνο λίγοι ανώτεροι υπάλληλοι με αυτοδιαχείριση μπορούν να εξαιρεθούν, και αυτό πρέπει να αναφέρεται στο συμβόλαιο. Για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εισαγάγουν κάποια μορφή καταγραφής χρόνου, αν δεν το έχουν ήδη. Διαβάστε περισσότερα για τις συγκεκριμένες νομικές απαιτήσεις για την καταγραφή εργάσιμου χρόνου.

Οι αρχές (π.χ. η Επιθεώρηση Εργασίας) επιβλέπουν την τήρηση των κανόνων. Η έλλειψη καταγραφής χρόνου εργασίας από μόνη της δεν έχει εξειδικευμένη ποινή στο νομικό κείμενο, αλλά θέτει την επιχείρηση σε ευάλωτη θέση: Χωρίς καταγραφή, δεν έχετε τεκμηρίωση ότι ακολουθείτε τους κανόνες. Στην πράξη, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ακούσια παραβίαση των κανόνων ωραρίου εργασίας – ή στο να μην μπορείτε να αποδείξετε την αθωότητά σας, εάν αυτό ισχυριστεί. Παρακάτω εξετάζουμε τις διάφορες συνέπειες της αγνόησης ή αναβολής της απαίτησης για καταγραφή χρόνου εργασίας.

Νομικές συνέπειες από την έλλειψη καταγραφής χρόνου εργασίας

Εάν δεν συμμορφώνεστε με τη νομική απαίτηση για καταγραφή ωραρίου εργασίας, αυτό μπορεί να έχει νομικές συνέπειες. Ήδη τώρα η Επιθεώρηση Εργασίας εστιάζει στη νέα απαίτηση, και ένας εργοδότης που δεν μπορεί να τεκμηριώσει τον χρόνο εργασίας των εργαζομένων του, διατρέχει κίνδυνο κυρώσεων. Αρχικά, οι αρχές μπορεί να εκδώσουν προειδοποιήσεις ή εντολές – π.χ. εντολή εισαγωγής συστήματος εντός προθεσμίας. Εάν αυτό αγνοηθεί, ή ανακαλυφθούν άμεσες παραβιάσεις των κανόνων ωραρίου εργασίας (όπως οι κανόνες ανάπαυσης ή το όριο των 48 ωρών), η Επιθεώρηση Εργασίας μπορεί να επιβάλει πρόστιμα. Στη χειρότερη περίπτωση, μπορεί ακόμη και να απαιτήσει την προσωρινή διακοπή λειτουργίας της επιχείρησης, μέχρι να επιλυθούν τα προβλήματα.

Σύμφωνα με τη νομοθεσία για το εργασιακό περιβάλλον, η παραβίαση των κανόνων ανάπαυσης και ωραρίου εργασίας μπορεί να τιμωρηθεί με πρόστιμο και σε ακραίες περιπτώσεις με φυλάκιση (έως 2 έτη) για σοβαρότερες, εκούσιες παραβιάσεις. Πρέπει να τονιστεί ότι οι ποινές φυλάκισης είναι εξαιρετικά σπάνιες και σχετίζονται μόνο με πολύ σοβαρές περιπτώσεις – αλλά αυτό δείχνει ότι ο νομοθέτης βλέπει σοβαρά την περιοχή. Τα πρόστιμα είναι πιο άμεσος κίνδυνος: μπορούν να ποικίλλουν ανάλογα με την έκταση της παραβίασης και το μέγεθος της επιχείρησης. Σε υποθέσεις παραβίασης των κανόνων ανάπαυσης, η Επιθεώρηση Εργασίας εφαρμόζει τυποποιημένα πρόστιμα, όπου το βασικό ποσό είναι συνήθως περίπου 20.000–45.000 κορώνες ανά παραβίαση. Εάν έχουν επηρεαστεί περισσότεροι εργαζόμενοι, ή υπάρχουν επιβαρυντικές περιστάσεις, το επίπεδο προστίμου μπορεί να κλιμακωθεί περαιτέρω – δυνητικά φτάνοντας πολύ μεγάλα ποσά. Σε ιδιαίτερα σοβαρές περιπτώσεις με πολλές επαναλαμβανόμενες παραβιάσεις, τα συνολικά πρόστιμα θα μπορούσαν θεωρητικά να φτάσουν εκατομμύρια κορώνες, αν και οι περισσότερες ΜΜΕ ελπίζουμε ότι δεν θα φτάσουν ποτέ κοντά σε αυτό το επίπεδο.

Μια άλλη νομική συνέπεια είναι η ευθύνη αποζημίωσης προς τους εργαζομένους. Οι κανονισμοί για το εργασιακό περιβάλλον και τον εργασιακό χρόνο δίνουν στους εργαζομένους το δικαίωμα αποζημίωσης εάν παραβιαστούν οι κανόνες. Εάν ένας εργαζόμενος μπορεί να αποδείξει (ή απλώς να ισχυριστεί) ότι έχει εργαστεί πέρα από το νόμιμο όριο, και εσείς δεν μπορείτε να το διαψεύσετε λόγω έλλειψης καταγραφής, το δικαστήριο μπορεί να επιδικάσει στον εργαζόμενο αποζημίωση. Συνήθως τέτοιες αποζημιώσεις κυμαίνονται στην τάξη των 25.000–50.000 ευρώ ανά εργαζόμενο, ανάλογα με τη σοβαρότητα της παράβασης. Ένα παράδειγμα: Σε μια συγκεκριμένη υπόθεση σχετικά με τον κανόνα των 48 ωρών, ένας εργοδότης έπρεπε να πληρώσει 25.000 ευρώ σε έναν εργαζόμενο που είχε εργαστεί πάρα πολλές ώρες σε μια περίοδο 4 μηνών. Ως εργοδότης έχετε την υποχρέωση να διασφαλίσετε ότι κάθε εργαζόμενος δεν υπερβαίνει αυτά τα όρια, οπότε εάν συμβεί, είναι ο εργοδότης που ευθύνεται. Χωρίς ένα αξιόπιστο σύστημα καταγραφής χρόνου, μπορεί να είναι αδύνατο να τεκμηριώσετε τη συμμόρφωση με τους κανόνες – και τότε βρίσκεστε σε πολύ αδύναμη νομική θέση.

Οικονομικές συνέπειες για την επιχείρησή σας

Όταν ο νόμος δεν τηρείται, επηρεάζεται και η κερδοφορία. Οι οικονομικές συνέπειες από την έλλειψη καταγραφής χρόνου συνδέονται στενά με τις νομικές: Πρόστιμα από τις αρχές και αποζημιώσεις προς τους εργαζομένους πρέπει να πληρωθούν από την επιχείρηση και μπορεί να γίνουν μια ακριβή υπόθεση. Ακόμη και μικρότερα πρόστιμα (π.χ. 20-50.000 ευρώ) μπορεί να γίνουν αισθητά για μια μικρή επιχείρηση, και εάν επηρεαστούν περισσότεροι εργαζόμενοι, τα ποσά μπορεί να ξεφύγουν. Εκτός από το ίδιο το πρόστιμο, υπάρχουν πιθανά δικαστικά έξοδα – χρόνος και χρήματα που δαπανώνται για τη διαχείριση εντολών, δικαστικών υποθέσεων ή διαπραγματεύσεων με συνδικάτα. Πόροι που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν καλύτερα στην επιχείρηση, δεσμεύονται αντί αυτού σε πυρόσβεση.

Η έλλειψη καταγραφής εργασιακού χρόνου μπορεί επίσης να οδηγήσει έμμεσα σε οικονομικές απώλειες. Εάν δεν έχετε έλεγχο των ωρών, διατρέχετε τον κίνδυνο λαθών στις πληρωμές μισθών – π.χ. να πληρώνετε πολύ λίγα για υπερωρίες (που μπορεί να οδηγήσει σε αιτήματα για μεταγενέστερη πληρωμή), ή να πληρώνετε πάρα πολλά, επειδή κανείς δεν έχει επισκόπηση. Και τα δύο είναι ακριβά μακροπρόθεσμα. Επιπλέον, η απουσία ενός καλού συστήματος μπορεί να καταστήσει δυσκολότερη τη βελτιστοποίηση των εργασιακών διαδικασιών και την αποτελεσματική αξιοποίηση του χρόνου των εργαζομένων. Χωρίς δεδομένα για τον εργασιακό χρόνο, η διοίκηση χάνει μια σημαντική βάση για τον βέλτιστο σχεδιασμό των πόρων, κάτι που μπορεί να επηρεάσει την παραγωγικότητα.

Τέλος, δεν πρέπει να υποτιμάται οι μαλακές οικονομικές συνέπειες όπως η απώλεια φήμης. Εάν μια επιχείρηση παραβιάζει επανειλημμένα τους κανόνες εργασιακού χρόνου ή γίνεται γνωστή για το ότι δεν φροντίζει το εργασιακό περιβάλλον των εργαζομένων της, αυτό μπορεί να βλάψει τη μάρκα και να καταστήσει δυσκολότερη την προσέλκυση τόσο πελατών όσο και ταλέντων. Σε κλάδους με υψηλή συνδικαλιστική κάλυψη, η έλλειψη καταγραφής μπορεί επίσης να οδηγήσει σε περισσότερες διαφορές με τα συνδικάτα, οι οποίες συχνά καταλήγουν σε ακριβούς συμβιβασμούς ή δικαστικές διαδικασίες. Συνολικά, μια "άσκηση εξοικονόμησης" με την αναβολή της καταγραφής χρόνου μπορεί να αποδειχθεί πραγματικά ακριβή, όταν υπολογίζονται όλα τα επακόλουθα κόστη.

Πρακτικές προκλήσεις χωρίς καταγραφή εργασιακού χρόνου

Πέρα από το μακρύ χέρι του νόμου και την οικονομία, υπάρχουν μια σειρά από πρακτικές συνέπειες από το να μην εφαρμόσετε καταγραφή χρόνου. Πρώτα και κύρια, μένετε χωρίς τεκμηρίωση για τις εργασιακές ώρες των εργαζομένων. Αυτό μπορεί να ακούγεται αφηρημένο, αλλά σκεφτείτε καταστάσεις όπου η τεκμηρίωση είναι καθοριστική: για παράδειγμα εάν ένας εργαζόμενος τραυματιστεί στη δουλειά. Σε μια υπόθεση εργατικού ατυχήματος μπορεί να είναι σημαντικό να μπορείτε να παρουσιάσετε πότε και για πόσο χρόνο εργάστηκε το συγκεκριμένο άτομο, τόσο για λόγους ασφάλισης όσο και για να καθοριστεί εάν οι κανόνες εργασιακού περιβάλλοντος (όπως ο χρόνος ανάπαυσης) τηρήθηκαν μέχρι το ατύχημα. Εάν δεν έχετε καταγραφές, βρίσκεστε σε δυσμενή θέση να αποδείξετε ότι δεν πιέσατε τον εργαζόμενο πέρα από λογικά όρια. Η ελλιπής τεκμηρίωση μπορεί έτσι να επιδεινώσει το αποτέλεσμα της υπόθεσης για την επιχείρηση ή να καθυστερήσει τη διαδικασία επεξεργασίας.

Ένα άλλο πρακτικό πρόβλημα είναι ότι χωρίς σύστημα ρισκάρετε εσωτερικές διαφωνίες και αβεβαιότητα. Οι εργαζόμενοι μπορεί να αμφιβάλλουν για το πώς πρέπει να καταγράφουν τον χρόνο τους – ή εάν καν παίρνουν τον σωστό μισθό για τις υπερωρίες. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει απογοήτευση και δυσπιστία, εάν δεν υπάρχουν σαφείς γραμμές. Μικρές παρεξηγήσεις σχετικά με τον εργασιακό χρόνο μπορούν να μεγαλώσουν χωρίς ένα κοινό σημείο αναφοράς. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος μπορεί να πιστεύει ότι έχει εργαστεί περισσότερο από το συμφωνημένο, ενώ η διοίκηση μπορεί να μην το συνειδητοποιεί – χωρίς καταγραφή μια τέτοια κατάσταση καταλήγει εύκολα σε σύγκρουση ή δυσαρέσκεια, που θα μπορούσε να είχε αποφευχθεί.

Επιπλέον, η έλλειψη καταγραφής χρόνου μπορεί να δημιουργήσει λειτουργικές προκλήσεις στην καθημερινότητα. Ο προγραμματισμός του προσωπικού, των διακοπών, των υπερωριών κ.λπ. γίνεται πιο δύσκολος χωρίς ένα ενοποιημένο σύστημα. Χάνετε χρόνο σε χειροκίνητες εργασίες, επειδή δεν έχετε αυτοματοποιημένο τρόπο συλλογής δεδομένων. Μπορεί να είναι δελεαστικό να συνεχίσετε «όπως συνήθως» και να σκέφτεστε ότι θα πάει καλά – αλλά συχνά καταλήγετε να ξοδεύετε περισσότερο χρόνο ασχολούμενοι με φύλλα χρόνου, αρχεία Excel ή μεταγενέστερη αιτιολόγηση, από ό,τι θα χρειαζόταν για να θέσετε σε λειτουργία ένα έξυπνο σύστημα. Με άλλα λόγια: Χωρίς σύστημα καταγραφής χρόνου, διατρέχετε τον κίνδυνο τόσο αταξίας όσο και σπατάλης χρόνου στη διοίκηση, κάτι που αποτελεί πρακτικό εμπόδιο για μια αποδοτική εργάσιμη ημέρα.

Παραδείγματα: Τι μπορεί να συμβεί στην πράξη;

Ας δούμε μερικά συγκεκριμένα σενάρια που απεικονίζουν τις συνέπειες του να μην τηρούνται οι κανόνες εργάσιμου χρόνου και η απαίτηση καταγραφής:

• Πρόστιμο και εντολή από τις αρχές: Φανταστείτε ότι η Επιθεώρηση Εργασίας έρχεται σε επίσκεψη. Δεν έχετε σύστημα και ανακαλύπτεται ότι αρκετοί εργαζόμενοι εργάζονται χωρίς να καταγράφεται ο χρόνος τους. Η αρχή μπορεί π.χ. να δώσει εντολή για άμεση εισαγωγή καταγραφής χρόνου και ταυτόχρονα να επιβάλει πρόστιμο για παραβίαση των κανόνων εργάσιμου χρόνου. Το επίπεδο προστίμου εξαρτάται από τις συνθήκες, αλλά ακόμη και μια μικρότερη πρώτη παραβίαση μπορεί να κοστίσει π.χ. 20-30.000 κρ. σε πρόστιμο. Αν διορθώσετε γρήγορα, ίσως γλιτώσετε μόνο με εντολή και καθοδήγηση – αλλά εξακολουθεί να είναι μια στρεσογόνα και ενοχλητική εμπειρία που θα μπορούσε εύκολα να είχε αποφευχθεί.

• Αξίωση αποζημίωσης από εργαζόμενο (κανόνας 48 ωρών): Ένας εργαζόμενος είχε πολλή δουλειά και ισχυρίζεται μετά από μερικούς μήνες ότι συχνά εργαζόταν περισσότερες από 48 ώρες την εβδομάδα κατά μέσο όρο. Επειδή δεν υπάρχει συστηματική καταγραφή στην εταιρεία σας, δεν μπορείτε να παρουσιάσετε ακριβή φύλλα χρόνου. Ο εργαζόμενος απευθύνεται στο συνδικάτο του, το οποίο βοηθά να εγερθεί αξίωση για αποζημίωση για παραβίαση του κανόνα των 48 ωρών. Σε μια τέτοια διαφορά, το δικαστήριο θα πάρει συνήθως τα λόγια του εργαζομένου ως αληθή, αν η εταιρεία στερείται τεκμηρίωσης. Αυτό μπορεί να καταλήξει στο να πληρώσετε 25.000 κρ. στον εργαζόμενο ως αποζημίωση για την περίοδο που δεν μπορείτε να τεκμηριώσετε. Ταυτόχρονα θα λάβετε εντολή να εγκαταστήσετε σύστημα, ώστε να μην επαναληφθεί. Ανεξάρτητα από τα πάντα, 25.000 κρ. είναι σημαντικό ποσό – και τα χρήματα θα μπορούσαν πιθανώς να είχαν χρηματοδοτήσει ένα σύστημα καταγραφής χρόνου πολλές φορές.

• Δυσμενής υπόθεση σε εργατικό ατύχημα: Μια άτυχη μέρα συμβαίνει ένα εργατικό ατύχημα στο εργαστήριό σας, όπου ένας εργαζόμενος τραυματίζεται σοβαρά αργά το απόγευμα. Η Επιθεώρηση Εργασίας και η ασφαλιστική εταιρεία διερευνούν την υπόθεση. Ζητούν τεκμηρίωση για τον χρόνο εργασίας του τραυματισμένου μέχρι το ατύχημα, μεταξύ άλλων για να δουν αν τηρήθηκε ο κανόνας των 11 ωρών ανάπαυσης το προηγούμενο 24ωρο. Επειδή δεν έχετε τηρήσει καταγραφή χρόνου εργασίας, δεν μπορείτε να προσκομίσετε τεκμηρίωση. Αργότερα αποδεικνύεται ότι ο εργαζόμενος είχε εργαστεί μέχρι αργά το βράδυ την προηγούμενη μέρα και ήρθε νωρίς ξανά – πιθανώς παραβιάζοντας τους κανόνες χρόνου ανάπαυσης. Η έλλειψη δεδομένων καθιστά δύσκολη την απόρριψη, και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αυστηρότερη αξιολόγηση της ευθύνης σας. Στη χειρότερη περίπτωση, η ασφαλιστική εταιρεία μπορεί να μειώσει την αποζημίωση ή η Επιθεώρηση Εργασίας να επιβάλει επιπλέον πρόστιμο για παραβίαση των κανόνων χρόνου ανάπαυσης, πάνω από την ήδη θλιβερή κατάσταση. Αν είχατε κατάλληλη καταγραφή, θα μπορούσατε είτε να είχατε αποτρέψει την παραβίαση – είτε να είχατε τεκμηριώσει ότι πράγματι τηρούσατε τους κανόνες.

• Διοικητικό χάος και σπατάλη χρόνου: Σε μια πολυάσχολη μικρότερη επιχείρηση χωρίς καταγραφή χρόνου προσπαθείτε να παρακολουθείτε τον χρόνο εργασίας μέσω εμπιστοσύνης και σπιτικών λύσεων. Με τον καιρό διαφορετικοί εργαζόμενοι έχουν διαφορετικές συμφωνίες: κάποιοι στέλνουν ώρες με email, άλλοι τις γράφουν σε χαρτί. Όταν μια έμπειρη εργαζόμενη πάει διακοπές, ανακαλύπτετε ότι κανείς δεν έχει καταγράψει τις επιπλέον ώρες που έβαλε πριν τις διακοπές. Πρέπει να περάσετε μια ολόκληρη μέρα ανασυνθέτοντας το πρόγραμμά της ψάχνοντας σε παλιά ημερολόγια και σημειώσεις έργων. Ταυτόχρονα, ένας άλλος εργαζόμενος είναι δυσαρεστημένος, γιατί πιστεύει ότι δεν έλαβε σωστή πληρωμή υπερωριών για τον περασμένο μήνα. Όλα αυτά οδηγούν σε άγχος και επιπλέον εργασία για τη διοίκηση. Αυτό είναι ένα παράδειγμα του πώς η έλλειψη συστήματος εξοικονομεί χρόνο εδώ-και-τώρα, αλλά κοστίζει χρόνο και πονοκέφαλο αργότερα. Ένα ψηφιακό σύστημα θα είχε δώσει μια κοινή επισκόπηση και θα είχε εξαλείψει αυτές τις αβεβαιότητες.

Αυτά τα σενάρια δείχνουν ότι οι συνέπειες μπορούν να επηρεάσουν τόσο νομικά, όσο οικονομικά και πρακτικά. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλά που μπορεί κανείς να κάνει για να αποφύγει να βρεθεί σε τέτοιες καταστάσεις. Το κλειδί είναι να ξεκινήσετε με την καταγραφή του χρόνου εργασίας με έξυπνο τρόπο – και κατά προτίμηση πριν γίνει επείγον.

Πώς να ξεκινήσετε καλά (πόροι)

Το θετικό είναι ότι η λύση στις παραπάνω προκλήσεις είναι απλή: Δημιουργήστε μια αξιόπιστη καταγραφή χρόνου και μια σαφή πολιτική γύρω από αυτήν. Αν δεν είστε σίγουροι για το πώς να το προσεγγίσετε, υπάρχει βοήθεια διαθέσιμη. Ακολουθούν μερικοί πόροι και συμβουλές για να ξεκινήσετε καλά:

• Κατανοήστε τους κανόνες: Ξεκινήστε διαβάζοντας τα πιο σημαντικά σχετικά με τη νομική απαίτηση. Έχουμε συγκεντρώσει τις τυπικές ερωτήσεις και απαντήσεις στο FAQ για την καταγραφή χρόνου εργασίας – εδώ θα βρείτε πληροφορίες για το ποιοι καλύπτονται, τι πρέπει να καταγράφεται και πώς να αποθηκεύετε τα δεδομένα κ.λπ. Δείτε επίσης τον οδηγό μας για την υποχρεωτική καταγραφή χρόνου για μια πλήρη επισκόπηση. Όσο καλύτερα κατανοείτε τους κανόνες, τόσο πιο ασφαλώς μπορείτε να πλοηγηθείτε σε αυτούς.

• Οδηγός για καλό ξεκίνημα: Δεν χρειάζεται να είναι δύσκολο να εισαγάγετε την καταγραφή χρόνου. Διαβάστε τον οδηγό μας Πώς να ξεκινήσετε με την καταγραφή χρόνου, που εξηγεί βήμα προς βήμα πώς να εφαρμόσετε ένα σύστημα στον χώρο εργασίας σας. Ο οδηγός καλύπτει τα πάντα από την επιλογή λύσης, τη συμμετοχή των εργαζομένων, μέχρι το πώς να δημιουργήσετε μια απλή πολιτική καταγραφής χρόνου για την εταιρεία. Με ένα σχέδιο στο χέρι αποφεύγετε τις εκπλήξεις.

• Επιλέξτε το σωστό σύστημα: Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να καταγράψετε χρόνο – από απλά υπολογιστικά φύλλα έως προηγμένα ψηφιακά συστήματα. Η επιλογή εξαρτάται από τις ανάγκες σας. Στο άρθρο του blog Πώς να επιλέξετε το σωστό σύστημα καταγραφής χρόνου εξετάζουμε τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα διαφορετικών λύσεων. Εξετάστε παράγοντες όπως η ευκολία χρήσης, η δυνατότητα ενσωμάτωσης με το σύστημα μισθοδοσίας, η εφαρμογή για κινητά για τους εργαζομένους κ.λπ. Ένα καλό σύστημα πρέπει να κάνει εύκολη για όλους τη συνεχή καταγραφή χρόνου, ώστε να μην γίνει βάρος στην καθημερινότητα.

• Συμπεριλάβετε τους εργαζομένους: Θυμηθείτε να ενημερώσετε και να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας όταν εφαρμόζετε την καταγραφή χρόνου. Αποσαφηνίστε ότι ο σκοπός δεν είναι ο έλεγχος για χάρη του ελέγχου, αλλά ότι είναι νομική απαίτηση και διασφάλιση των δικαιωμάτων τους (που όντως είναι). Ξεκινήστε έναν διάλογο σχετικά με το πώς η καταγραφή χρόνου μπορεί να δώσει σε όλους καλύτερη επισκόπηση του χρόνου εργασίας και να εξασφαλίσει π.χ. σωστή πληρωμή υπερωριών. Όταν οι εργαζόμενοι κατανοούν το νόημα και αισθάνονται ότι ακούγονται, η εφαρμογή προχωρά πιο ομαλά.

Χρησιμοποιώντας τους παραπάνω πόρους και συμβουλές, μπορείτε να τακτοποιήσετε σχετικά γρήγορα την καταγραφή χρόνου. Πολλές επιχειρήσεις έχουν ήδη ξεκινήσει – και όσο νωρίτερα μπείτε στο παιχνίδι, τόσο περισσότερο προλαμβάνετε τον κίνδυνο των δυσάρεστων συνεπειών που περιγράψαμε νωρίτερα.

Μια ασφαλής λύση: Το EasyHours εξαλείφει τον κίνδυνο

Τέλος, αξίζει να αναφερθεί ότι δεν χρειάζεται να αντιμετωπίσετε μόνοι σας αυτό το έργο. Το EasyHours δημιουργήθηκε ακριβώς για να βοηθήσει επιχειρήσεις σαν τη δική σας να περάσουν με ασφάλεια από αυτή τη μετάβαση. Το EasyHours.eu προσφέρει μια φιλική προς τον χρήστη εφαρμογή καταγραφής χρόνου, που πληροί αυτόματα όλες τις νομικές απαιτήσεις. Με το EasyHours, οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να καταγράφουν τον χρόνο εργασίας τους μέσω υπολογιστή ή smartphone, και εσείς ως εργοδότες παίρνετε μια πλήρη επισκόπηση. Το σύστημα στέλνει ακόμη και προειδοποιήσεις αν κάποιος πρόκειται να υπερβεί τους κανόνες ανάπαυσης ή των 48 ωρών, ώστε να μπορείτε να παρέμβετε εγκαίρως και να παραμείνετε στη σωστή πλευρά του νόμου – χωρίς άγχος και χωρίς να χρειάζεται να παρακολουθείτε χειροκίνητα.

Επιλέγοντας μια λύση όπως το EasyHours, εξαλείφετε τον κίνδυνο προστίμων και νομικών προβλημάτων. Εξοικονομείτε επίσης χρόνο στη διοίκηση: όχι άλλες χειροκίνητες καταχωρήσεις σε Excel ή ξεχασμένα χαρτάκια. Όλα καταγράφονται αυτόματα και αποθηκεύονται με ασφάλεια στο cloud για τα απαιτούμενα 5 χρόνια, έτοιμα για τεκμηρίωση αν χρειαστεί ποτέ. Ταυτόχρονα, παίρνετε πολύτιμα δεδομένα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βελτιστοποιήσετε τη λειτουργία και να εξασφαλίσετε ότι ο χρόνος των εργαζομένων χρησιμοποιείται σωστά. Αυτό δίνει ηρεμία τόσο στη διοίκηση όσο και στους εργαζομένους.

Κάλεσμα προς δράση: Είστε έτοιμοι να κάνετε την καταγραφή του χρόνου εργασίας εύκολη και χωρίς άγχος; Αφήστε το EasyHours να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε με τον καλύτερο τρόπο. Επισκεφθείτε το EasyHours.gr για να διαβάσετε περισσότερα και να λάβετε μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο. Είστε επίσης ευπρόσδεκτοι να επικοινωνήσετε μαζί μας για μια ανεπίδεσμη συζήτηση – είμαστε έτοιμοι να σας συμβουλεύσουμε και να διασφαλίσουμε ότι θα συμμορφωθείτε με ασφάλεια με τον νέο νόμο καταγραφής χρόνου. Με το EasyHours ως συνεργάτη, μπορείτε να εστιάσετε με σιγουριά σε αυτό που κάνετε καλύτερα, γνωρίζοντας ότι ο χρόνος εργασίας καταγράφεται σωστά και ότι συμμορφώνεστε με τον νόμο στο ελάχιστο. Κάντε το εύκολο για τον εαυτό σας – και ξεκινήστε με το EasyHours σήμερα!