Loading...
Από την EasyHours | 5 Απριλίου 2025
Ένας πρακτικός οδηγός για το υποχρεωτικό παρουσιολόγιο και την κάρτα εργασίας για τη διαχείριση προσωπικού στις ελληνικές επιχειρήσεις
Ετικέτες: παρουσιολόγιο, κάρτα εργασίας, διαχείριση προσωπικού, ωράριο καταστήματος, time tracking app, work hours app, attendance system
Την 1η Ιουλίου 2024 τέθηκε σε ισχύ νέος νόμος που απαιτεί το παρουσιολόγιο και την κάρτα εργασίας για τη διαχείριση προσωπικού σε όλες τις επιχειρήσεις στην Ελλάδα. Ιδιαίτερα για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις με ωράριο καταστήματος μπορεί να φαίνεται συντριπτικό να πρέπει ξαφνικά να διατηρούν ψηφιακό παρουσιολόγιο. Τι συνεπάγεται το νέο attendance system και πώς ξεκινάει κανείς;
Μην ανησυχείτε – σε αυτό το άρθρο του blog απαντάμε στις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις για το παρουσιολόγιο, την κάρτα εργασίας και τη διαχείριση προσωπικού με σαφή και καθησυχαστική γλώσσα χωρίς νομική ή τεχνική ορολογία.
Εξετάζουμε θέματα όπως: Ποιος πρέπει να καταγράφει χρόνο; Πώς πρέπει να καταγράφονται οι ώρες εργασίας; Τι γίνεται με την εργασία από το σπίτι; Τι είναι ένας αυτοδιαχειριστής; Πώς πρέπει να αποθηκεύονται τα δεδομένα; και Ποια συστήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν; Στο τέλος θα λάβετε επίσης μια συμβουλή για μια εύκολη λύση που διασφαλίζει ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με όλους τους κανόνες ωρών εργασίας χωρίς ταλαιπωρία.
Με λίγα λόγια: Όλοι οι εργοδότες και εργαζόμενοι καλύπτονται από την απαίτηση καταγραφής ωρών εργασίας. Ανεξάρτητα από το αν η επιχείρησή σας είναι μεγάλη ή μικρή, και ανεξάρτητα από το αν οι εργαζόμενοι είναι πλήρους απασχόλησης, μερικής απασχόλησης, σε ευέλικτη εργασία ή με ωριαία αμοιβή, οι ώρες εργασίας τους πρέπει να καταγράφονται καθημερινά. Ακόμη και ένας υπάλληλος που εργάζεται μόνο λίγες ώρες την εβδομάδα πρέπει να καταγράφει τις ώρες του.
Υπάρχουν μόνο λίγες πιθανές εξαιρέσεις. Τα ανώτατα στελέχη (π.χ. ένας διευθύνων σύμβουλος που νομικά δεν θεωρείται "μισθωτός") μπορεί να εξαιρούνται από την απαίτηση. Επιπλέον, υπάρχει η έννοια των "αυτοοργανωμένων" – εργαζομένων σε ειδικές θέσεις με υψηλό βαθμό αυτονομίας. Αυτοί μπορούν να εξαιρεθούν από την καταγραφή, αλλά απαιτείται συγκεκριμένη συμφωνία (δείτε περισσότερα για τους αυτοοργανωμένους παρακάτω). Για τη συντριπτική πλειοψηφία των επιχειρήσεων όμως αυτό δεν θα είναι σχετικό, οπότε υπολογίστε ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να καταγράφουν τον εργασιακό τους χρόνο.
Ο νέος νόμος απαιτεί να καταγράφετε τον συνολικό εργασιακό χρόνο κάθε εργαζομένου για κάθε ημέρα. Δηλαδή τον αριθμό των ωρών που εργάστηκε ο κάθε άτομο σε μια συγκεκριμένη ημέρα. Δεν χρειάζεται να σημειώνετε ακριβώς πότε κατά τη διάρκεια της ημέρας εκτελέστηκε η εργασία (ώρα άφιξης και αναχώρησης δεν απαιτούνται) – μόνο πόσες ώρες εργάστηκε συνολικά εκείνη την ημέρα. Εάν για παράδειγμα ένας εργαζόμενος εργαστεί 7 ώρες στο γραφείο και αργότερα 1 ώρα στο σπίτι το βράδυ, η ημέρα πρέπει να καταγραφεί ως 8 ώρες συνολικά.
Ποιος εκτελεί την καταγραφή και πόσο συχνά; Το πιο συνηθισμένο είναι ο ίδιος ο εργαζόμενος να καταγράφει τις ώρες του, π.χ. μέσω ενός συστήματος καταγραφής χρόνου ή ενός φύλλου ωρών. Ο νόμος δεν λέει τίποτα για το πόσο συχνά πρέπει να γίνεται αυτό – μπορεί να είναι καθημερινά, εβδομαδιαία ή μετά από κάθε ολοκληρωμένη εργασία, ανάλογα με το τι έχει νόημα στην επιχείρησή σας. Το σημαντικό είναι οι καταγραφές να είναι αξιόπιστες. Συνιστάται να τηρείτε τον χρόνο συνεχώς (κατά προτίμηση καθημερινά ή κοντά σε αυτό), ενώ είναι ακόμα φρέσκο στη μνήμη, ώστε να αποφύγετε λάθη. Ως εργοδότης μπορεί να είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε κάποιες απλές εσωτερικές οδηγίες για το πώς και πότε οι εργαζόμενοι πρέπει να καταγράφουν τον εργασιακό τους χρόνο, ώστε όλοι να το κάνουν σωστά και συνεπώς.
Τι πρέπει να καταγράφεται ως εργάσιμος χρόνος; Μόνο ο πραγματικός εργάσιμος χρόνος πρέπει να καταγράφεται. Τα διαλείμματα που είναι αμισθί (δηλαδή όπου ο εργαζόμενος δεν λαμβάνει μισθό και δεν είναι διαθέσιμος για εργασία), δεν πρέπει να υπολογίζονται. Αντίθετα, όλες οι εργάσιμες ώρες πρέπει να καταγράφονται – ακόμη και αν είναι υπερωρίες χωρίς επιπλέον αμοιβή ή εργασία που εκτελείται σε ασυνήθιστες ώρες. Ο μισθός ή ο τύπος πληρωμής είναι άσχετος με την καταγραφή – το κρίσιμο είναι αν ο χρόνος χρησιμοποιείται για εργασία.
Ισχύει η απαίτηση και για την τηλεργασία; Ναι – η τηλεργασία πρέπει να καταγράφεται εξίσου με την εργασία στον χώρο εργασίας. Εάν ένας εργαζόμενος εργάζεται από το σπίτι μια μέρα ή αφιερώνει μερικές επιπλέον ώρες το βράδυ στο σπίτι, αυτές οι ώρες πρέπει να προστεθούν στο συνολικό εργάσιμο χρόνο της συγκεκριμένης ημέρας. Ο νέος νόμος δεν κάνει διάκριση μεταξύ του πού εκτελείται η εργασία· το σημαντικό είναι ότι όλες οι εργάσιμες ώρες της ημέρας περιλαμβάνονται στην καταγραφή.
Αξίζει να σημειωθεί ότι οι κανόνες για τον χρόνο ανάπαυσης είναι κάπως ευέλικτοι στην περιστασιακή τηλεργασία. Κανονικά, ο κανόνας των 11 ωρών λέει ότι ένας εργαζόμενος πρέπει να έχει 11 συνεχόμενες ώρες ανάπαυσης μέσα σε κάθε 24ωρο. Εάν ένας εργαζόμενος εργάζεται εθελοντικά λίγο στο σπίτι το βράδυ (πέρα από τις κανονικές ώρες εργασίας), αυτές οι ώρες φυσικά μετρούν ως εργασία, αλλά δεν θεωρείται παραβίαση των κανόνων χρόνου ανάπαυσης – υπό την προϋπόθεση ότι είναι περιστασιακή και οργανώνεται από τον ίδιο τον εργαζόμενο. Με άλλα λόγια, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για παραβίαση του νόμου χρόνου ανάπαυσης, εάν ένας υπάλληλος επιλέγει περιστασιακά να εργάζεται αργότερα από το σπίτι. Εάν όμως η τηλεργασία είναι σταθερό ή σημαντικό μέρος της δουλειάς, ισχύουν οι συνήθεις κανόνες χρόνου ανάπαυσης ως συνήθως. Ανεξάρτητα από τι, όλος ο εργάσιμος χρόνος πρέπει να καταγράφεται, ανεξάρτητα από το αν πραγματοποιείται στο γραφείο, στον τομέα ή στο σπίτι.
Ο "αυτοδιαχειριστής" είναι μια έννοια από τους κανονισμούς εργασιακού χρόνου, που καλύπτει ορισμένους εργαζομένους σε θέσεις με πολύ υψηλό βαθμό ελευθερίας να οργανώνουν μόνοι τους την εργασία τους. Ένας εργαζόμενος θεωρείται αυτοδιαχειριστής, εάν μπορεί είτε να καθορίσει πλήρως μόνος του πότε εκτελείται η εργασία, είτε εάν ο εργασιακός χρόνος δεν μπορεί καθόλου να μετρηθεί ή να καθοριστεί εκ των προτέρων λόγω της φύσης της δουλειάς. Συνήθως αφορά πολύ λίγα άτομα, π.χ. κάποιους ανώτατους διευθυντές ή ειδικούς, που δεν έχουν σταθερή ρουτίνα ή ώρα συνάντησης και στην πράξη διαχειρίζονται μόνοι τους τον χρόνο τους.
Για να μπορεί ένας εργαζόμενος να εξαιρεθεί πραγματικά ως αυτοδιαχειριστής, αυτό πρέπει να συμφωνηθεί και να αναφέρεται ρητά στη σύμβαση εργασίας. Εάν ένα άτομο ταξινομείται ως αυτοδιαχειριστής, αυτό σημαίνει ότι μπορεί να εξαιρεθεί από την απαίτηση καταγραφής χρόνου (και συνήθως εξαιρούνται επίσης από ορισμένα μέρη των κανόνων χρόνου ανάπαυσης και του ορίου των 48 ωρών). Σημαντικό: Οι αυτοδιαχειριστές είναι η εξαίρεση που επιβεβαιώνει τον κανόνα. Η συντριπτική πλειοψηφία των εργαζομένων δεν είναι αυτοδιαχειριστές. Με άλλα λόγια, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε αυτή την εξαίρεση μόνο σε εντελώς ειδικές περιπτώσεις. Εάν αμφιβάλλετε για το αν μια συγκεκριμένη θέση μπορεί να θεωρηθεί αυτοδιαχειριζόμενη, πρέπει να γίνει συγκεκριμένη αξιολόγηση – και όπως αναφέρθηκε, απαιτεί γραπτή συμφωνία. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, όλοι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να καταγράφουν τον εργασιακό χρόνο κανονικά.
Για πόσο καιρό και πώς πρέπει να φυλάσσουμε τις καταγραφές; Πρέπει να φυλάσσετε την τεκμηρίωση για τον καταγεγραμμένο εργασιακό χρόνο για τουλάχιστον 5 χρόνια. Αυτή η απαίτηση σημαίνει ότι τα ημερήσια φύλλα ωρών ή τα δεδομένα στο σύστημά σας πρέπει να μπορούν να ανακτηθούν ακόμη και πολλά χρόνια αργότερα. Επιπλέον, ο εργαζόμενος πρέπει να έχει πρόσβαση στα δικά του καταγεγραμμένα δεδομένα. Τόσο οι τρέχοντες όσο και οι πρώην εργαζόμενοι έχουν το δικαίωμα να λάβουν πληροφορίες για το πόσο εργάστηκαν σε μια δεδομένη περίοδο, ακόμη και έως πέντε χρόνια πίσω στον χρόνο.
Για την πρακτική διαχείριση, αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα καταγραφής χρόνου σας πρέπει να αποθηκεύονται με ασφάλεια και δομημένα. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα ή μέθοδο όπου τα δεδομένα δεν μπορούν να αλλαχθούν κρυφά ή να χαθούν. Θα πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να παραδώσετε ή να δείξετε σε έναν εργαζόμενο όλες τις καταγραφές του για τα τελευταία 5 χρόνια, εάν το ζητήσει. Εάν το σύστημα είναι πολύ δύσκολο για την εξαγωγή δεδομένων, αυτό μπορεί να είναι πρόβλημα – η πρόσβαση του εργαζομένου στις πληροφορίες πρέπει να είναι "προσβάσιμη" στην πράξη.
Θυμηθείτε επίσης να χειρίζεστε τις καταγραφές εμπιστευτικά, καθώς μπορεί να περιέχουν προσωπικά ευαίσθητες πληροφορίες σχετικά με τον χρόνο εργασίας των εργαζομένων και πιθανώς απουσίες. Τηρήστε τις γενικές οδηγίες για προσωπικά δεδομένα/GDPR, π.χ. φροντίστε ώστε μόνο σχετικά άτομα να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα, και διαγράψτε τις πληροφορίες όταν λήξει η περίοδος διατήρησης. Αλλά ως αφετηρία: έχετε μια λύση που αυτόματα αποθηκεύει όλες τις καταγραφές χρόνου εργασίας για τουλάχιστον πέντε χρόνια, και καθιστά δυνατή την ανεύρεσή τους ανά εργαζόμενο κατά περίπτωση.
Πρέπει να επενδύσουμε σε ένα ακριβό ψηφιακό σύστημα; Όχι απαραίτητα – ο νόμος σας δίνει ελευθερία μεθόδου για να επιλέξετε ένα σύστημα καταγραφής χρόνου, εφόσον πληροί τις απαιτήσεις να είναι "αντικειμενικό, αξιόπιστο και προσβάσιμο." Αυτό σημαίνει ότι το σύστημα πρέπει να μπορεί να μετρά τον συνολικό ημερήσιο χρόνο εργασίας με ακρίβεια (αντικειμενικά), πρέπει να μπορεί κανείς να εμπιστεύεται τα δεδομένα (αξιόπιστα), και τόσο ο εργοδότης όσο και ο εργαζόμενος πρέπει να μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες (προσβάσιμο).
Στην πράξη, η καταγραφή χρόνου μπορεί να γίνει με πολλούς τρόπους. Μπορεί να είναι εντελώς απλό, π.χ. ένα κομμάτι χαρτί ή ένα υπολογιστικό φύλλο, όπου ο εργαζόμενος γράφει τις ώρες του. Μπορεί επίσης να είναι ένα ηλεκτρονικό ρολόι παρουσίας, ένα εργαλείο διαχείρισης έργων με καταγραφή ωρών ή μια αφιερωμένη εφαρμογή καταγραφής χρόνου. Δεν υπάρχει απαίτηση να είναι ψηφιακό – ένα φυσικό σημειωματάριο ή ένα email με τις ώρες της ημέρας μπορεί κατ' αρχήν να το κάνει. Αλλά στην πραγματικότητα, μια ψηφιακή λύση θα είναι συχνά ένα μεγάλο πλεονέκτημα. Τα ψηφιακά συστήματα μπορούν αυτόματα να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται με ασφάλεια για 5+ χρόνια, μπορούν να προστατεύσουν από λάθη και απάτη (π.χ. κλειδώνοντας προηγούμενες καταγραφές), και καθιστούν ευκολότερο να δώσουν στους εργαζομένους πρόσβαση στις δικές τους ώρες.
Ό,τι και αν επιλέξετε, φροντίστε το σύστημα να ταιριάζει στην καθημερινότητά σας. Αν έχετε λίγους εργαζομένους και απλή λειτουργία, μπορεί να τα καταφέρετε με ένα απλό φύλλο. Αν έχετε πολλούς υπαλλήλους ή εναλλασσόμενα ωράρια εργασίας, ένα ψηφιακό σύστημα καταγραφής χρόνου μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και κόπο. Σκεφτείτε επίσης την ενσωμάτωση με το σύστημα μισθοδοσίας ή τα προγράμματα βάρδιας, αν είναι σχετικό – ορισμένα συστήματα μπορούν να καταγράφουν τον χρόνο εργασίας αυτόματα από π.χ. συνδέσεις ή κάρτες πρόσβασης, αλλά δεν είναι απαίτηση.
Συμβουλή: Το πιο σημαντικό είναι η λύση σας να πληροί τις νομικές απαιτήσεις. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των διαφόρων μεθόδων στο άρθρο μας για τα οφέλη της ψηφιακής καταγραφής χρόνου. Αν χρειάζεστε βοήθεια για να ξεκινήσετε, μπορείτε επίσης να ακολουθήσετε τον οδηγό με τα 5 βήματα για την εισαγωγή καταγραφής χρόνου εργασίας στην επιχείρηση.
Η εισαγωγή καταγραφής χρόνου εργασίας δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη. Το EasyHours.gr είναι ένα καλό παράδειγμα λύσης που κάνει εύκολη τη συμμόρφωση με όλες τις νομικές απαιτήσεις. Με το EasyHours οι εργαζόμενοι μπορούν να καταγράφουν τον χρόνο εργασίας τους γρήγορα (και μέσω κινητού), και το σύστημα φροντίζει αυτόματα να αποθηκεύονται όλα τα δεδομένα με ασφάλεια για 5 χρόνια. Ταυτόχρονα τόσο η διοίκηση όσο και οι εργαζόμενοι έχουν πάντα πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες. Το EasyHours είναι σχεδιασμένο ειδικά για να είναι απλό, αξιόπιστο και πλήρως νόμιμο, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην επιχείρησή σας αντί στη διοίκηση.
Θα θέλατε να το δοκιμάσετε στην επιχείρησή σας; Επισκεφτείτε το EasyHours.gr για να διαβάσετε περισσότερα και ξεκινήστε με μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο. Αφήστε το EasyHours να σας βοηθήσει να κάνετε την καταγραφή χρόνου εργασίας εύκολη, αποτελεσματική και συμβατή – έτσι θα είστε μπροστά από τις νέες απαιτήσεις χωρίς περιττή επιπλέον εργασία. ✅