Loading...
Από την EasyHours | 3 Απριλίου 2025
Ένας οδηγός για τα πλεονεκτήματα του ψηφιακού παρουσιολογίου, της κάρτας εργασίας και της διαχείρισης προσωπικού
Ετικέτες: παρουσιολόγιο, κάρτα εργασίας, διαχείριση προσωπικού, ωράριο καταστήματος, time tracking app, work hours app, attendance system, ψηφιακό παρουσιολόγιο online
Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις στην Ελλάδα αντιμετωπίζουν μια νέα απαίτηση: Όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να διατηρούν παρουσιολόγιο και κάρτα εργασίας για τη διαχείριση προσωπικού από την 1η Ιουλίου 2024. Πολλοί εξετάζουν επομένως πώς μπορούν να συμμορφωθούν καλύτερα με τη νομική απαίτηση – να χρησιμοποιήσουν έντυπα φύλλα, να συμπληρώσουν ένα φύλλο χρόνου Excel, ή να επενδύσουν σε ένα ψηφιακό παρουσιολόγιο online; Σε αυτή τη δημοσίευση εξετάζουμε γιατί το ψηφιακό παρουσιολόγιο με κάρτα εργασίας είναι συχνά η καλύτερη λύση για τη διαχείριση προσωπικού. Εξηγούμε με ήρεμο και σαφή τρόπο τα πλεονεκτήματα των ψηφιακών λύσεων έναντι των κλασικών μεθόδων όπως το Excel και το χαρτί, και σας δίνουμε εικόνα για τη φιλικότητα προς τον χρήστη, τους κινδύνους σφαλμάτων, τη συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις, την αποθήκευση δεδομένων και την αποδοτικότητα. Όπως ίσως έχετε διαβάσει στην εισαγωγική μας δημοσίευση, η καταγραφή ωρών εργασίας έχει γίνει νομική απαίτηση, και εδώ σας καθοδηγούμε στον πιο έξυπνο τρόπο να το προσεγγίσετε.
Πολλές μικρότερες επιχειρήσεις ξεκινούν με ένα απλό φύλλο χρόνου Excel ή ακόμη και έντυπα φύλλα για να καταγράψουν τις ώρες εργασίας. Φαίνεται αρχικά εύκολο και φθηνό – όλοι ξέρουν το Excel, και ένα κομμάτι χαρτί δεν κοστίζει τίποτα. Αλλά γρήγορα προκύπτουν μια σειρά από προκλήσεις:
Χειροκίνητη εισαγωγή και σφάλματα: Με το χαρτί και το Excel όλα εξαρτώνται από την ανθρώπινη εισαγωγή. Είναι εύκολο να ξεχάσεις να συμπεριλάβεις όλες τις ώρες, να πληκτρολογήσεις λάθος ή να παρερμηνεύσεις κακογραμμένες χειρόγραφες σημειώσεις. Ένα μόνο σφάλμα μπορεί να σημαίνει λάθος αριθμό ωρών, κάτι που μπορεί να δημιουργήσει απογοήτευση τόσο για τον εργαζόμενο όσο και για τη διοίκηση.
Χρονοβόρα διαχείριση: Όταν χρησιμοποιείτε έντυπα φύλλα ή αρχεία Excel, πρέπει να συλλέγετε και να ελέγχετε χειροκίνητα τα φύλλα ωρών. Ένας απασχολημένος λογιστής ή διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να υπενθυμίσει στους εργαζομένους για ελλείπουσες καταχωρήσεις και στη συνέχεια να αφιερώσει χρόνο για τη συγκέντρωση των δεδομένων. Δεν είναι μόνο χρονοβόρο – είναι επίσης βαρετή ρουτίνα που αποσπά την προσοχή από σημαντικότερες εργασίες.
Έλλειψη επισκόπησης και τεκμηρίωσης: Οι στοίβες εγγράφων μπορεί να χαθούν ή να καταστραφούν, και τα αρχεία Excel μπορεί να αντικατασταθούν ή να ξεχαστούν στα εισερχόμενα email. Εάν ξαφνικά χρειαστείτε να παρουσιάσετε τεκμηρίωση για τις ώρες εργασίας των εργαζομένων (π.χ. κατά τη διάρκεια ελέγχου ή αιτήματος από τις αρχές), μπορεί να είναι δύσκολο να συγκεντρώσετε γρήγορα όλες τις πληροφορίες. Το χαρτί και τα απλά υπολογιστικά φύλλα δεν παρέχουν επίσης εύκολη επισκόπηση των προτύπων ωρών εργασίας ή παραβιάσεων των κανόνων εργασίας – αυτά πρέπει να υπολογιστούν χειροκίνητα.
Ασφάλεια και εμπιστευτικότητα: Με το χαρτί και το Excel, τα δεδομένα δεν είναι ιδιαίτερα προστατευμένα. Τα φυσικά φύλλα ωρών μπορεί να εξαφανιστούν, και ένα αρχείο Excel που μοιράζεται μέσω email μπορεί να καταλήξει σε λάθος παραλήπτες. Επιπλέον, μπορεί να είναι δύσκολο να ελέγξετε ποιος έχει πρόσβαση ή μπορεί να επεξεργαστεί ένα αρχείο Excel, κάτι που μπορεί να επηρεάσει την ακεραιότητα των δεδομένων. Με λίγα λόγια, οι παραδοσιακές μέθοδοι είναι ευάλωτες όσον αφορά την ασφαλή αποθήκευση των δεδομένων σας.
Φυσικά, το χαρτί και το Excel είναι καλύτερα από καμία καταγραφή. Αλλά αυτές οι μέθοδοι δεν ανταποκρίνονται στις σύγχρονες απαιτήσεις για αποδοτικότητα και αξιοπιστία. Καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται – ή απλώς για να συμμορφωθείτε με τους νέους κανόνες – θα διαπιστώσετε ότι η χειροκίνητη καταγραφή χρόνου γίνεται εμπόδιο στην καθημερινότητα.
Μια ψηφιακή λύση καταγραφής χρόνου (π.χ. μια φιλική προς τον χρήστη εφαρμογή καταγραφής χρόνου) εξαλείφει πολλά από τα προβλήματα που δημιουργούν το χαρτί και το Excel. Ακολουθούν μερικά από τα κύρια πλεονεκτήματα της ψηφιακής μετάβασης:
Υψηλή φιλικότητα προς τον χρήστη: Τα ψηφιακά συστήματα είναι σχεδιασμένα για να κάνουν όσο το δυνατόν πιο εύκολη την καταγραφή του χρόνου τους από τους εργαζομένους. Συνήθως μπορεί κανείς να καταγράψει ώρες μέσω μιας εφαρμογής στο κινητό ή μιας διαδικτυακής πύλης – γρήγορα και χωρίς ταλαιπωρία. Αυτό σημαίνει ότι όλοι μπορούν να το κάνουν εν κινήσει, είτε βρίσκονται στο πεδίο, στο γραφείο ή εργάζονται από το σπίτι. Όταν η καταγραφή χρόνου είναι εύκολη στη χρήση, υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα να γίνεται πραγματικά σωστά και καθημερινά.
Αυτόματη καταγραφή και λιγότερα λάθη: Ένα καλό ψηφιακό σύστημα καταγράφει τον χρόνο εργασίας αντικειμενικά και με ακρίβεια. Ορισμένες λύσεις προσφέρουν π.χ. χρόνους έναρξης/διακοπής, αυτοματισμό γύρω από τα διαλείμματα ή ακόμη και γεωγραφικά βασισμένη σφράγιση εισόδου και εξόδου. Επειδή οι υπολογισμοί γίνονται αυτόματα στο σύστημα, αποφεύγετε λάθη πληκτρολόγησης και ξεχασμένες ώρες – το σύστημα μπορεί ακόμη και να στέλνει υπενθυμίσεις, αν ένας εργαζόμενος παραλείψει να αναφέρει τον χρόνο του για την ημέρα.
Συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις χωρίς ταλαιπωρία: Οι ψηφιακές λύσεις σας βοηθούν να καταγράψετε τον καθημερινό χρόνο εργασίας για κάθε εργαζόμενο, ώστε να συμμορφώνεστε αυτόματα με τις νομικές απαιτήσεις. Τα δεδομένα είναι αντικειμενικά και αξιόπιστα, οπότε μπορείτε να ανταποκριθείτε στην απαίτηση για ένα "αντικειμενικό, αξιόπιστο και προσβάσιμο" σύστημα. Οι εργαζόμενοι μπορούν συνήθως να δουν οι ίδιοι τις καταγεγραμμένες ώρες τους, κάτι που πληροί την απαίτηση προσβασιμότητας και παρέχει διαφάνεια. Αν οι αρχές ή ο ελεγκτής σας ρωτήσει για τον χρόνο εργασίας, μπορείτε με λίγα κλικ να εξάγετε μια αναφορά απευθείας από το σύστημα αντί να συλλέγετε παραστατικά χειροκίνητα.
Ασφαλής αποθήκευση δεδομένων: Με μια ψηφιακή λύση, όλες οι καταγραφές αποθηκεύονται με ασφάλεια στο cloud ή σε έναν προστατευμένο διακομιστή. Γλιτώνετε από χαρτιά που μπορεί να χαθούν και αρχεία που μπορεί να καταστραφούν. Τα περισσότερα επαγγελματικά συστήματα κάνουν τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων, ώστε τίποτα να μη χάνεται. Ταυτόχρονα, η πρόσβαση μπορεί να ελέγχεται ανά χρήστη, έτσι ώστε μόνο τα σχετικά άτομα να μπορούν να βλέπουν ή να τροποποιούν τα δεδομένα χρόνου. Αυτό σας δίνει ηρεμία ότι τα δεδομένα σας για τον χρόνο εργασίας είναι ασφαλώς αποθηκευμένα.
Αποδοτικότητα και επισκόπηση: Όταν η καταγραφή χρόνου λειτουργεί ψηφιακά, εξοικονομείτε χρόνο στη διοίκηση. Δεν χρειάζεται πλέον να πληκτρολογείτε δεδομένα από χαρτί στον υπολογιστή ή να συλλέγετε φύλλα ωρών – όλα είναι συγκεντρωμένα σε ένα μέρος. Αποκτάτε αυτόματα επισκόπηση των ωρών των εργαζομένων εβδομάδα με εβδομάδα και μήνα με μήνα. Πολλά ψηφιακά συστήματα δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργήσετε αναφορές και στατιστικά με ένα κλικ, ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε π.χ. υπερωρίες, ευέλικτο χρόνο ή αν κάποιος πλησιάζει το όριο του μέγιστου επιτρεπόμενου χρόνου εργασίας. Αυτό κάνει επίσης ευκολότερο το χειρισμό μισθοδοσίας και τιμολόγησης, καθώς οι ώρες είναι υπολογισμένες σωστά και εγκαίρως.
Εν συντομία, με ένα ψηφιακό σύστημα αποκτάτε μια λύση που είναι απλή, ασφαλής και αποδοτική – προς όφελος τόσο των εργαζομένων όσο και της διοίκησης. Αξιοποιείτε την τεχνολογία για να απαλλαγείτε από τετριμμένες εργασίες και να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο λαθών. Όταν έχετε επιλέξει μια λύση, μπορείτε επίσης να σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε σύγχρονους τρόπους για καταγραφή χρόνου που αυτοματοποιούν τη διαδικασία ακόμη περισσότερο. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για το πώς να ξεκινήσετε καλά, έχουμε επίσης δημιουργήσει έναν οδηγό με τα 5 βήματα για την εφαρμογή καταγραφής χρόνου στην επιχείρηση.
Ας συνοψίσουμε τις διαφορές μεταξύ των τριών μεθόδων στα πιο σημαντικά σημεία:
Ευκολία χρήσης: Τα χάρτινα φύλλα απαιτούν από τον εργαζόμενο να θυμάται να συμπληρώνει τα φύλλα ωρών στο χέρι και να τα παραδίδει – είναι χρονοβόρο και όχι ιδιαίτερα διαισθητικό. Τα φύλλα Excel είναι λίγο καλύτερα, καθώς μπορούν να συμπληρωθούν στον υπολογιστή, αλλά εξαρτώνται ακόμα από το να ανοίξει κάποιος το αρχείο και να εισάγει χειροκίνητα τα πάντα. Μια ψηφιακή λύση (π.χ. μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου) είναι από την άλλη πιο φιλική προς τον χρήστη: οι εργαζόμενοι μπορούν να καταγράφουν χρόνο συνεχώς μέσω του τηλεφώνου ή του PC, συχνά με λίγα κλικ και ίσως ακόμα και αυτόματα, κάτι που καθιστά εύκολο να συμμετέχουν όλοι.
Κίνδυνος σφάλματος: Με χαρτί και μολύβι, οι αριθμοί μπορούν εύκολα να διαβαστούν λάθος ή να αθροιστούν λάθος, και στο Excel ένας λάθος τύπος ή ένα λάθος πληκτρολόγησης μπορεί να δημιουργήσει ανακριβή δεδομένα. Δεν υπάρχει ενσωματωμένος έλεγχος, οπότε ένα ανθρώπινο λάθος μπορεί να παραμείνει απαρατήρητο. Τα ψηφιακά συστήματα μειώνουν δραστικά τα σφάλματα αυτοματοποιώντας τους υπολογισμούς και επικυρώνοντας την εισαγωγή (π.χ. αποφεύγοντας αδύνατες ώρες). Το σύστημα μπορεί να προειδοποιήσει αν κάτι λείπει ή φαίνεται λάθος, οπότε τα σφάλματα εντοπίζονται και διορθώνονται αμέσως.
Συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις: Η νέα νομική απαίτηση χρειάζεται αξιόπιστη καταγραφή του χρόνου εργασίας. Το χαρτί και το Excel πληρούν κατ' αρχήν την απαίτηση για καταγραφή ωρών, αλλά καθιστούν δυσκολότερη τη διασφάλιση συνεπούς και αξιόπιστης καταγραφής κάθε μέρα. Επιπλέον, μπορεί να είναι επίπονο να δοθεί σε κάθε εργαζόμενο εύκολη πρόσβαση στις δικές του καταγραφές με αυτές τις μεθόδους. Ένα ψηφιακό σύστημα είναι κατασκευασμένο για να πληροί τις απαιτήσεις του νόμου: κάθε καταγραφή χρονοσημαίνεται αντικειμενικά, τα δεδομένα δεν μπορούν απλώς να αλλαχθούν χωρίς ίχνη, και οι εργαζόμενοι μπορούν να συνδεθούν και να δουν τις δικές τους ώρες. Στέκεστε επομένως πολύ πιο δυνατά όσον αφορά την τεκμηρίωση και την εποπτεία.
Αποθήκευση και ασφάλεια δεδομένων: Τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται φυσικά (με κίνδυνο πυρκαγιάς, ζημιάς από νερό ή αταξία στα αρχεία), και τα αρχεία Excel πρέπει να τα αποθηκεύετε με ασφάλεια μόνοι σας (μην ξεχάσετε το αντίγραφο ασφαλείας!). Κανένα από τα δύο δεν είναι ιδιαίτερα ασφαλές μακροπρόθεσμα. Οι ψηφιακές λύσεις αποθηκεύουν τα πάντα κεντρικά και κρυπτογραφημένα. Έχετε πάντα ένα ασφαλές αντίγραφο του ιστορικού, και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το αν ένας φάκελος θα εξαφανιστεί από το ράφι ή ένα αρχείο θα χαθεί στον υπολογιστή. Τα δεδομένα είναι συνήθως καλύτερα προστατευμένα τόσο από ατυχήματα όσο και από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ένα επαγγελματικό σύστημα.
Αποδοτικότητα στην καθημερινότητα: Με τις χειροκίνητες λύσεις σπαταλάτε χρόνο στη συλλογή, την εισαγωγή και τον έλεγχο δεδομένων. Το Excel μπορεί να βοηθήσει λίγο με την αυτόματη άθροιση αριθμών, αλλά εξακολουθεί να απαιτεί πολλά χειροκίνητα βήματα και συντονισμό. Ένα ψηφιακό σύστημα καταγραφής χρόνου σας γλιτώνει από όλη αυτή την περιττή διοίκηση. Ο διευθυντής ή το τμήμα HR μπορεί να εξάγει τις πληροφορίες που χρειάζεται, όταν τις χρειάζεται, χωρίς να χρειάζεται πρώτα να συλλέξει τα κομμάτια. Αυτό απελευθερώνει χρόνο, τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για πιο δημιουργική εργασία στην επιχείρηση.
Όπως φαίνεται, η ψηφιακή λύση κερδίζει σε όλα τα μέτωπα όσον αφορά την καταγραφή χρόνου. Για τους εργαζομένους η καταγραφή γίνεται ευκολότερη και πιο απλή, και για την επιχείρηση τα δεδομένα γίνονται πιο αξιόπιστα και προσβάσιμα.
Το χαρτί και το Excel μπορεί να λύσουν το πρόβλημα στην απλούστερη μορφή του, αλλά δεν μπορούν να συγκριθούν με ένα ψηφιακό σύστημα, όταν λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις για ακρίβεια, ασφάλεια και αποδοτικότητα. Με μια ψηφιακή λύση αποκτάτε έναν μελλοντικά ασφαλή τρόπο διαχείρισης της καταγραφής εργάσιμου χρόνου, που τόσο εξοικονομεί χρόνο όσο και προσφέρει ηρεμία.
Είστε έτοιμοι να δοκιμάσετε την ψηφιακή καταγραφή χρόνου στην πράξη; Μπορείτε να εγγραφείτε δωρεάν στο EasyHours.gr και να δείτε πόσο απλό είναι να ξεκινήσετε. Το EasyHours είναι ένα απλό ψηφιακό σύστημα για την καταγραφή εργάσιμου χρόνου, που είναι προσαρμοσμένο για μικρότερες επιχειρήσεις. Δοκιμάστε το EasyHours δωρεάν για 30 ημέρες και ζήστε τα οφέλη μιας σύγχρονης λύσης – οι εργαζόμενοί σας (και ο μελλοντικός εαυτός σας) θα σας ευχαριστήσουν για αυτό.