Loading...
Από την EasyHours | 3 Απριλίου 2025
Ένας κατανοητός οδηγός για το πώς μπορείτε να ξεκινήσετε με το ψηφιακό παρουσιολόγιο και την κάρτα εργασίας στην επιχείρησή σας
Ετικέτες: παρουσιολόγιο, κάρτα εργασίας, διαχείριση προσωπικού, ωράριο καταστήματος, time tracking app, work hours app, attendance system, ψηφιακό παρουσιολόγιο, online παρουσιολόγιο
Από την 1η Ιουλίου 2024 τίθεται σε ισχύ νέα νομοθεσία της ΕΕ, η οποία καθιστά υποχρεωτικό το παρουσιολόγιο και την κάρτα εργασίας για όλους τους εργοδότες. Αυτό σημαίνει ότι όλες οι επιχειρήσεις – μεγάλες και μικρές – πρέπει να διατηρούν ψηφιακό παρουσιολόγιο για τη διαχείριση προσωπικού. Αν διευθύνετε μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση με ωράριο καταστήματος, ίσως σκέφτεστε ότι ακούγεται δυσκολοχώνευτο με επιπλέον διοίκηση. Μην ανησυχείτε – δεν χρειάζεται να είναι δύσκολο να ξεκινήσετε με το online παρουσιολόγιο και την κάρτα εργασίας. Σε αυτόν τον οδηγό εξηγούμε γιατί είναι σημαντικό να ξεκινήσετε τώρα, και δείχνουμε 5 εύκολα βήματα για να εισαγάγετε ένα attendance system στην επιχείρησή σας χωρίς άγχος.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους νέους κανόνες μπορείτε να διαβάσετε την εισαγωγική μας ανάρτηση για τη νομική απαίτηση, και αν έχετε ερωτήσεις, θα βρείτε απαντήσεις στο άρθρο FAQ μας. Εδώ εστιάζουμε σε πρακτικά βήματα που σας δίνουν ηρεμία και διασφαλίζουν ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται γρήγορα με το υποχρεωτικό παρουσιολόγιο και την κάρτα εργασίας.
Η γρήγορη έναρξη της καταγραφής ωρών εργασίας είναι σημαντική για διάφορους λόγους. Πρώτον, η επιχείρησή σας πρέπει σύμφωνα με το νόμο να έχει ένα σύστημα καταγραφής χρόνου σε λειτουργία το αργότερο έως την 1η Ιουλίου 2024. Όσο νωρίτερα ξεκινήσετε, τόσο περισσότερο χρόνο έχετε για να βρείτε τη σωστή λύση και να συνηθίσετε τις νέες διαδικασίες πριν από την προθεσμία. Δεύτερον, αποφεύγετε το άγχος και τον πανικό μέχρι την καταληκτική ημερομηνία – ξεκινώντας εγκαίρως διασφαλίζετε ότι όλα λειτουργούν και ότι συμμορφώνεστε με τους κανόνες, ώστε να αποφύγετε πιθανά πρόστιμα ή επιπλήξεις. Διαβάστε περισσότερα για τις νομικές απαιτήσεις καταγραφής χρόνου για να έχετε την πλήρη εικόνα.
Επιπλέον, μια πρώιμη έναρξη παρέχει ηρεμία και επισκόπηση. Μπορείτε να εφαρμόσετε βήμα προς βήμα την καταγραφή ωρών εργασίας και να προσαρμόζετε καθ' οδόν, αντί να ριχτείτε σε αυτό την τελευταία στιγμή. Τέλος, μια καλή λύση καταγραφής χρόνου μπορεί επίσης να δώσει θετικά παρεπόμενα οφέλη: καλύτερη επισκόπηση των ωρών εργασίας, πιο δίκαιη κατανομή των εργασιών και ασφάλεια ότι κανείς δεν εργάζεται υπερβολικά. Εν ολίγοις – μπορεί πραγματικά να ωφελήσει τόσο την επιχείρηση όσο και τους εργαζομένους.
Παρακάτω εξετάζουμε πέντε συγκεκριμένα βήματα που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε γρήγορα και απλά με την καταγραφή ωρών εργασίας στην πράξη.
Το πρώτο βήμα είναι να κατανοήσετε ακριβώς τι απαιτεί ο νέος νόμος. Εν συντομία, ο νόμος σημαίνει ότι ο καθημερινός χρόνος εργασίας όλων των εργαζομένων πρέπει να καταγράφεται με αξιόπιστο και προσβάσιμο τρόπο. Κάθε μέρα πρέπει λοιπόν να καταγράφεται πόσες ώρες (και λεπτά) έχει εργαστεί ο κάθε εργαζόμενος. Δεν χρειάζεται να καταγράφετε πότε κατά τη διάρκεια της ημέρας εκτελέστηκε η εργασία, μόνο τον συνολικό καθημερινό χρόνο εργασίας. Αυτή είναι σημαντική γνώση, καθώς κάνει την εργασία πιο διαχειρίσιμη – αν ένας εργαζόμενος έχει εργαστεί τις κανονικές του 7,5 ώρες, τότε αυτό είναι που πρέπει να σημειωθεί.
Φροντίστε να ενημερωθείτε για τις λεπτομέρειες της νομικής απαίτησης: Ποιοι στην εταιρεία σας καλύπτονται (συνήθως όλοι οι εργαζόμενοι, εκτός από π.χ. ανώτατα στελέχη και αυτοαπασχολούμενους ιδιοκτήτες), και αν υπάρχουν ειδικοί κανόνες που πρέπει να λάβετε υπόψη στον κλάδο σας. Δεν χρειάζεται να γίνετε ειδικός στο δίκαιο, αλλά αποκτήστε μια γενική επισκόπηση. Το εισαγωγικό μας άρθρο καλύπτει τα κύρια σημεία του νόμου σε απλή γλώσσα, αν θέλετε την πλήρη εικόνα. Με αυτή τη γνώση είστε έτοιμοι για το επόμενο βήμα.
Τώρα που γνωρίζετε τις απαιτήσεις, πρέπει να επιλέξετε πώς θα καταγράφετε τον χρόνο εργασίας. Ο νόμος δεν θέτει συγκεκριμένες απαιτήσεις για το σύστημα – μπορεί να είναι οτιδήποτε από ένα απλό αρχείο Excel ή ένα σημειωματάριο έως ένα ψηφιακό σύστημα καταγραφής χρόνου. Για μια μικρότερη επιχείρηση είναι όμως πλεονέκτημα να επιλέξετε μια απλή, ψηφιακή λύση. Ένα ψηφιακό εργαλείο (π.χ. μια εφαρμογή ή online σύστημα) κάνει την καταγραφή χρόνου εργασίας παιχνιδάκι στην καθημερινότητα και ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο λαθών και ξεχασμένων καταγραφών.
Σκεφτείτε τι σας ταιριάζει καλύτερα: Θα πρέπει να είναι εντελώς απλό, ή θέλετε επιπλέον λειτουργίες όπως αναφορές ή αυτόματη υπενθύμιση; Το πιο σημαντικό είναι το σύστημα να είναι φιλικό προς τον χρήστη για εσάς και τους εργαζομένους σας. Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι όλοι πρέπει να μπορούν εύκολα να καταγράψουν τις ώρες τους – κατά προτίμηση με λίγα κλικ. Μια αφιερωμένη εφαρμογή καταγραφής χρόνου όπως το EasyHours είναι αναπτυγμένη ειδικά για να κάνει την καταγραφή χρόνου εύκολη και να πληροί τις νομικές απαιτήσεις χωρίς ταλαιπωρία. Ό,τι και αν επιλέξετε, σκεφτείτε μακροπρόθεσμα: επιλέξτε ένα σύστημα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και σε μερικά χρόνια, ώστε να μην χρειαστεί να αλλάξετε ξανά. Θυμηθείτε επίσης να διασφαλίσετε ότι το σύστημα αποθηκεύει τα δεδομένα με ασφάλεια (η νομική απαίτηση λέει ότι οι καταγραφές πρέπει να φυλάσσονται για αρκετά χρόνια), και ότι κάθε εργαζόμενος μπορεί να έχει πρόσβαση στις δικές του καταγραφές. Όλα αυτά τα χειρίζονται αυτόματα τα περισσότερα σύγχρονα συστήματα καταγραφής χρόνου.
Όταν έχετε επιλέξει τη λύση σας για την καταγραφή του χρόνου εργασίας, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές για το πώς θα τη χρησιμοποιείτε. Αυτό μπορεί να ακούγεται επίσημο, αλλά μπορεί να παραμείνει απλό. Η ιδέα είναι απλώς να διασφαλίσετε ότι όλοι γνωρίζουν πώς και πότε να καταγράφουν τον χρόνο εργασίας τους, και τι συμβαίνει αν κάποιος το ξεχάσει.
Ξεκινήστε καθορίζοντας πώς θα καταγράφετε: Θα πρέπει οι εργαζόμενοι να καταγράφουν ακριβώς κάθε μέρα, ή θα συγκεντρώνετε τα στοιχεία εβδομαδιαία; (Συνιστάται να το κάνετε τουλάχιστον εβδομαδιαία, ώστε κανείς να μην χρειάζεται να προσπαθήσει να θυμηθεί έναν ολόκληρο μήνα ωρών από τη μνήμη). Αν έχετε εργαζόμενους με σταθερό ωράριο κάθε μέρα, μπορείτε να σκεφτείτε να τους επιτρέψετε να καταγράφουν μόνο τις αποκλίσεις – δηλαδή, μια κανονική εργάσιμη μέρα δεν απαιτεί ενεργή καταγραφή, αλλά αν π.χ. φύγουν νωρίς ή κάνουν υπερωρίες, τότε καταγράφουν αυτή την αλλαγή. Αυτό το κάνει εξαιρετικά εύκολο για όλα τα μέρη, καθώς δεν χρειάζεται να καταγράφουν "τον ίδιο χρόνο όπως πάντα" κάθε μέρα.
Σημειώστε επίσης ποιος έχει την ευθύνη για τι: Θα πρέπει κάθε εργαζόμενος να αναφέρει τις ώρες του μόνος του (συνήθως ναι), και υπάρχει κάποιο άτομο – π.χ. ένας διαχειριστής ή προϊστάμενος – που ελέγχει συνεχώς ότι οι καταγραφές είναι στη θέση τους; Σκεφτείτε πώς θα χειριστείτε την κατάσταση αν κάποιος ξεχάσει να καταγράψει: ίσως μια φιλική υπενθύμιση στην αρχή αντί για αυστηρές συνέπειες. Ο σκοπός δεν είναι να τιμωρήσετε, αλλά να φέρετε όλους σε μια καλή ρουτίνα. Φροντίστε να γράψετε αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές και να τις μοιραστείτε με την ομάδα (μπορεί να είναι ένα σύντομο έγγραφο ή email). Έτσι όλοι θα είναι στην ίδια σελίδα, και ταυτόχρονα θα έχετε τεκμηρίωση ότι έχετε εφαρμόσει τα απαραίτητα μέτρα (κάτι που είναι επίσης μέρος της νομικής απαίτησης).
Τώρα που το σύστημα και οι εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές είναι έτοιμες, πρέπει να εμπλακούν οι εργαζόμενοι. Είναι κρίσιμο να τους έχετε από την αρχή με το μέρος σας, καθώς η καταγραφή του χρόνου εργασίας στην πράξη είναι κάτι που πρέπει να κάνουν οι ίδιοι στην καθημερινότητά τους. Προγραμματίστε μια σύντομη εισαγωγή: εξηγήστε γιατί εισάγετε την καταγραφή χρόνου (π.χ. "Είναι πλέον νομική υποχρέωση και πρέπει να διασφαλίσει ένα καλό εργασιακό περιβάλλον και σωστούς υπολογισμούς του χρόνου εργασίας – όχι επειδή θέλουμε να σας παρακολουθούμε"). Είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε ότι ο σκοπός είναι θετικός και όχι έκφραση δυσπιστίας. Όταν οι εργαζόμενοι καταλάβουν ότι η καταγραφή χρόνου τους ωφελεί (π.χ. διασφαλίζει σωστό μισθό για υπερωρίες και τήρηση των κανόνων ανάπαυσης), θα είναι πιο παρακινημένοι.
Κάντε μια πρακτική επίδειξη του επιλεγμένου συστήματος: Δείξτε πώς να καταγράφει κανείς τον χρόνο εργασίας του βήμα προς βήμα. Αυτό μπορεί να γίνει σε μια κοινή συνάντηση ή μέσω ενός μικρού οδηγού. Φροντίστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να δοκιμάσουν το σύστημα – ίσως κάντε μια άσκηση όπου όλοι καταγράφουν "σήμερα" μαζί, ώστε να είστε σίγουροι ότι λειτουργεί στα τηλέφωνα ή τους υπολογιστές όλων. Να είστε επίσης έτοιμοι να βοηθήσετε όσους δεν είναι τόσο τεχνικά δυνατοί· ευτυχώς τα περισσότερα εργαλεία καταγραφής χρόνου είναι αρκετά διαισθητικά.
Συμφωνήστε επίσης ότι στην αρχή θα παρακολουθείτε συχνά – π.χ. μετά την πρώτη εβδομάδα μπορείτε να ελέγξετε σύντομα αν όλοι έχουν καταγράψει τον χρόνο τους και αν υπάρχουν ερωτήσεις ή προβλήματα. Η αρχική εκπαίδευση και διάλογος δημιουργεί ασφάλεια. Όταν οι εργαζόμενοι βιώσουν πόσο εύκολο είναι να καταγράφουν τον χρόνο εργασίας (ειδικά με ένα καλό σύστημα), θα γίνει γρήγορα φυσικό μέρος της εργάσιμης ημέρας.
Τώρα είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε σοβαρά. Ορίστε μια ημερομηνία έναρξης για το πότε θα τεθεί σε ισχύ η συνεχής καταγραφή εργάσιμου χρόνου – για παράδειγμα από την επόμενη Δευτέρα ή την 1η του επόμενου μήνα. Αποσαφηνίστε ότι από εκείνη την ημέρα και μετά, όλοι οι σχετικοί εργαζόμενοι πρέπει να αρχίσουν να καταγράφουν τον εργάσιμο χρόνο τους σύμφωνα με τη νέα σας πρακτική. Θα ήταν καλή ιδέα να ξεκινήσετε λίγο πριν γίνει πραγματικά υποχρεωτικό από το νόμο, ώστε να έχετε μια περίοδο προσαρμογής. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εντοπίσετε και να λύσετε τυχόν μικρά προβλήματα, πριν ισχύσει πραγματικά.
Τις πρώτες εβδομάδες μετά την έναρξη θα πρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς. Προσέχετε αν όλοι καταγράφουν όπως πρέπει. Μπορεί να συμβεί κάποιοι να το ξεχνούν στην αρχή – στείλτε μια φιλική υπενθύμιση ή κάντε μια γρήγορη συζήτηση, αν κάποιος εργαζόμενος έχει ξεχάσει να καταγράψει για αρκετές ημέρες. Συχνά οι αυτόματες υπενθυμίσεις στο σύστημα μπορούν επίσης να βοηθήσουν (αν η λύση σας έχει αυτή τη λειτουργία). Χρησιμοποιήστε την περίοδο παρακολούθησης για να προσαρμόσετε τις διαδικασίες σας: Αν ανακαλύψετε ότι κάτι στις οδηγίες είναι ασαφές ή μη πρακτικό, τότε προσαρμόστε το. Ίσως αποδειχθεί ότι η εβδομαδιαία καταγραφή ταιριάζει καλύτερα από την ημερήσια για εσάς – ή αντίθετα, ότι είναι πιο εύκολο να το κάνετε κάθε μέρα μετά το τέλος της εργασίας. Μην φοβάστε να προσαρμόσετε, εφόσον παραμένετε εντός των ορίων του νόμου (θυμηθείτε, η ελάχιστη απαίτηση είναι ότι ο εργάσιμος χρόνος κάθε ημέρας πρέπει να καταγράφεται, με τον έναν ή τον άλλο τρόπο).
Καθώς η καταγραφή εργάσιμου χρόνου λειτουργεί, θα γίνει ρουτίνα για όλους. Φροντίστε να το αναγνωρίσετε – επαινέστε για παράδειγμα την ομάδα για το ότι υιοθέτησε τη νέα διαδικασία. Μπορείτε τώρα να αισθάνεστε σίγουροι ότι συμμορφώνεστε με τις νομικές απαιτήσεις και ταυτόχρονα έχετε δημιουργήσει διαφάνεια γύρω από τον εργάσιμο χρόνο. Αν οι αρχές ή άλλοι ρωτήσουν ποτέ για την καταγραφή χρόνου σας, μπορείτε με σιγουριά να δείξετε ότι τα έχετε υπό έλεγχο.
Η εφαρμογή της καταγραφής εργασιακού χρόνου δεν χρειάζεται καθόλου να είναι τόσο συντριπτική όσο μπορεί να ακούγεται με την πρώτη ματιά. Ακολουθώντας αυτά τα πέντε βήματα – κατανοήστε την απαίτηση, επιλέξτε μια απλή λύση, δημιουργήστε σαφείς οδηγίες, εμπλέξτε τους εργαζομένους και ξεκινήστε καλά – ακόμη και μια μικρή επιχείρηση μπορεί γρήγορα να οργανώσει τη νόμιμη καταγραφή εργασιακού χρόνου. Το κλειδί είναι να το πάρετε βήμα προς βήμα και να επιλέξετε μια λύση που το κάνει εύκολο για όλους σας.
Έτοιμοι για μια απλή λύση; Το EasyHours.gr έχει αναπτυχθεί ακριβώς για να βοηθήσει μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις να ξεκινήσουν με την καταγραφή εργασιακού χρόνου σε λίγα λεπτά. Με το EasyHours παίρνετε ένα φιλικό προς τον χρήστη σύστημα για παρουσιολόγιο, που πληροί όλες τις νομικές απαιτήσεις – χωρίς περιττή ταλαιπωρία. Δοκιμάστε το EasyHours δωρεάν για 30 ημέρες, και ανακαλύψτε πόσο εύκολο μπορεί να είναι να κάνετε την καταγραφή εργασιακού χρόνου αναπόσπαστο μέρος της καθημερινότητάς σας. Έτσι είστε σε ασφαλή χέρια, και μπορείτε να εστιάσετε σε αυτό που είναι σημαντικό για εσάς, γνωρίζοντας ότι η καταγραφή χρόνου λειτουργεί αποτελεσματικά και σωστά στο παρασκήνιο. Ξεκινήστε καλά σήμερα – και οργανώστε τον εργασιακό χρόνο με ένα χαμόγελο!