Loading...
Από την EasyHours | 3 Απριλίου 2025
Ένας εύκολα κατανοητός οδηγός για το υποχρεωτικό παρουσιολόγιο και την κάρτα εργασίας για τη διαχείριση προσωπικού στις ελληνικές επιχειρήσεις
Ετικέτες: παρουσιολόγιο, κάρτα εργασίας, διαχείριση προσωπικού, ωράριο καταστήματος, νομικές απαιτήσεις, time tracking app, work hours app, attendance system
Την 1η Ιουλίου 2024 τέθηκε σε ισχύ ένας νέος νόμος που απαιτεί από όλους τους έλληνες εργοδότες να διατηρούν παρουσιολόγιο και κάρτα εργασίας για τη διαχείριση προσωπικού. Αυτός ο νόμος είναι αποτέλεσμα της οδηγίας της ΕΕ για τον χρόνο εργασίας και μιας κρίσιμης απόφασης του Δικαστηρίου της ΕΕ, που στοχεύει στην προστασία των εργαζομένων και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους κανόνες για τις ώρες εργασίας και ανάπαυσης.
Σε αυτή την ανάρτηση εξετάζουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε ως εργοδότης για τον νέο νόμο - από το υπόβαθρο και τον σκοπό μέχρι τις πρακτικές απαιτήσεις και την εφαρμογή. Σας δίνουμε επίσης συγκεκριμένες συμβουλές για το πώς μπορείτε εύκολα να συμμορφωθείτε με τον νόμο χωρίς περιττή διοικητική ταλαιπωρία.
Είτε διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση με ωράριο καταστήματος είτε έναν μεγαλύτερο οργανισμό, αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις υποχρεώσεις σας και να ξεκινήσετε καλά με το ψηφιακό παρουσιολόγιο και την κάρτα εργασίας.
Από την 1η Ιουλίου 2024 έγινε υποχρεωτικό για όλους τους έλληνες εργοδότες να καταγράφουν τις ώρες εργασίας των εργαζομένων. Αυτή η νέα υποχρεωτική καταγραφή ωρών εργασίας προέρχεται από τους κανόνες της ΕΕ και στοχεύει στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους κανόνες ωρών εργασίας της ΕΕ. Σε αυτή την ανάρτηση blog παρέχουμε μια εύκολα κατανοητή εισαγωγή στις νέες απαιτήσεις καταγραφής ωρών εργασίας. Δείτε επίσης τον πλήρη οδηγό μας για τις νομικές απαιτήσεις καταγραφής χρόνου. Εξηγούμε το υπόβαθρο (την απόφαση της ΕΕ και την οδηγία για τον χρόνο εργασίας), εξετάζουμε για ποιους ισχύει ο νόμος, τι ακριβώς πρέπει να κάνουν οι εργοδότες και ποιες συνέπειες μπορεί να έχει η μη συμμόρφωση με τον νόμο. Η ανάρτηση είναι γραμμένη σε σαφή και φιλική γλώσσα, ώστε εσείς ως επιχειρηματικός ηγέτης χωρίς νομικό υπόβαθρο να μπορείτε εύκολα να κατανοήσετε τι πρέπει να γίνει – και πώς να ξεκινήσετε καλά.
Το υπόβαθρο του νέου νόμου είναι μια σημαντική απόφαση της ΕΕ και η οδηγία της ΕΕ για τον χρόνο εργασίας. Τον Μάιο του 2019, το Δικαστήριο της ΕΕ αποφάσισε ότι όλα τα κράτη μέλη πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι εργοδότες εισάγουν ένα σύστημα για την καταγραφή του καθημερινού χρόνου εργασίας των εργαζομένων. Αυτή η απόφαση ήρθε επειδή η οδηγία της ΕΕ για τον χρόνο εργασίας θέτει σαφείς κανόνες της ΕΕ για τον χρόνο εργασίας σχετικά με τον μέγιστο χρόνο εργασίας και τον χρόνο ανάπαυσης – αλλά χωρίς καταγραφή ήταν δύσκολο να επιβληθούν αυτοί οι κανόνες. Για να προστατευτούν οι εργαζόμενοι από την υπερεργασία και να διασφαλιστεί η ευημερία τους, η Ελλάδα έπρεπε επομένως να εισαγάγει μια γενική απαίτηση για καταγραφή χρόνου.
Τι περιλαμβάνουν οι κανόνες χρόνου εργασίας της ΕΕ; Η οδηγία για τον χρόνο εργασίας περιλαμβάνει μεταξύ άλλων αυτούς τους κεντρικούς κανόνες:
Επιπλέον, οι κανόνες της ΕΕ θέτουν απαιτήσεις για διαλείμματα (π.χ. κατάλληλο διάλειμμα αν εργάζεσαι περισσότερες από 6 ώρες συνεχόμενα). Όλα αυτά πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι δεν υπερφορτώνονται. Με τον νέο νόμο, οι αρχές μπορούν τώρα να απαιτήσουν τεκμηρίωση ότι αυτοί οι κανόνες τηρούνται – και εδώ εισέρχεται η απαίτηση για καταγραφή χρόνου εργασίας. Η απαίτηση καταγραφής πρέπει να παρέχει τεκμηρίωση για τυχόν παραβιάσεις των κανόνων σχετικά με τον χρόνο εργασίας και ανάπαυσης, ώστε να μπορούν να εντοπιστούν και να προληφθούν έγκαιρα τα προβλήματα.
Εν συντομία, ο νόμος ισχύει για όλους τους εργοδότες στην Ελλάδα – ανεξάρτητα από κλάδο, μέγεθος ή αν συνήθως καταγράφετε χρόνο ή όχι. Από την 1η Ιουλίου 2024, όλοι οι εργαζόμενοι (μισθωτοί) πρέπει να έχουν καταγραφή του χρόνου εργασίας τους. Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις πρέπει τώρα να εισαγάγουν κάποια μορφή καταγραφής χρόνου, αν δεν το έχουν ήδη.
Υπάρχουν εξαιρέσεις; Ναι, υπάρχει μία μόνο στενή εξαίρεση: οι λεγόμενοι "αυτοδιαχειριστές". Πρόκειται για εργαζόμενους σε ανώτερες θέσεις, οι οποίοι καθορίζουν οι ίδιοι το ωράριό τους και έχουν πολύ υψηλό βαθμό αυτονομίας στη δουλειά τους. Συνήθως αυτό αφορά την ανώτατη διοίκηση ή ειδικούς, των οποίων ο χρόνος εργασίας δεν μπορεί να μετρηθεί ή να καθοριστεί εκ των προτέρων. Μόνο εάν ένας εργαζόμενος πληροί τις προϋποθέσεις για να είναι αυτοδιαχειριστής, μπορεί να εξαιρεθεί από την απαίτηση καταγραφής χρόνου. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να αναφέρεται ρητά στη σύμβαση εργασίας ότι ο εργαζόμενος είναι αυτοδιαχειριστής. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις αυτό θα περιλαμβάνει μόνο πολύ λίγους (αν καθόλου) εργαζόμενους – για τη συντριπτική πλειοψηφία των εργαζομένων δεν υπάρχει εξαίρεση, και ο χρόνος εργασίας πρέπει να καταγράφεται κατ' αρχήν. Διαβάστε περισσότερα για την καταγραφή χρόνου για υπαλλήλους και άλλες ομάδες εργαζομένων.
Τι συνεπάγεται η απαίτηση στην πράξη; Ως εργοδότης έχετε την ευθύνη να εισαγάγετε ένα σύστημα που καταγράφει τον συνολικό ημερήσιο χρόνο εργασίας κάθε εργαζομένου με αντικειμενικό, αξιόπιστο και προσβάσιμο τρόπο. Ας το αναλύσουμε σε συγκεκριμένα σημεία:
Επιλέξτε ένα σύστημα καταγραφής χρόνου: Υπάρχει ελευθερία μεθόδου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οτιδήποτε από ένα απλό φύλλο ωρών ή Excel έως μια ψηφιακή εφαρμογή καταγραφής χρόνου – αρκεί το σύστημα να πληροί τις νομικές απαιτήσεις να είναι αντικειμενικό, αξιόπιστο και προσβάσιμο. Με αντικειμενικό εννοούμε ότι η καταγραφή πρέπει να είναι ουδέτερη και σωστή· αξιόπιστο σημαίνει ότι τα δεδομένα δεν μπορούν εύκολα να αλλαχθούν ή να χαθούν· προσβάσιμο σημαίνει ότι τόσο ο εργοδότης όσο και ο εργαζόμενος πρέπει να μπορούν εύκολα να έχουν πρόσβαση στις καταγραφές. Με άλλα λόγια: επιλέξτε ένα σύστημα που σας ταιριάζει, αλλά φροντίστε να καταγράφει τις ώρες με ακρίβεια και να μπορείτε να το τεκμηριώσετε, εάν απαιτηθεί.
Καταγράψτε τον καθημερινό χρόνο εργασίας: Ο νόμος απαιτεί να καταγράφεται ο χρόνος εργασίας κάθε εργαζομένου καθημερινά – δηλαδή ο αριθμός των ωρών που εργάστηκε ανά ημέρα. Δεν είναι απαραίτητο να σημειώνετε την ακριβή ώρα άφιξης και αναχώρησης, εκτός αν το επιθυμείτε. Απλώς πρέπει να διασφαλίσετε ότι καταγράφονται οι συνολικές ώρες εργασίας της ημέρας. Αν οι εργαζόμενοί σας έχουν σταθερές ώρες εργασίας ή ένα πρόγραμμα βάρδιας, μπορείτε να καταγράφετε τις αποκλίσεις αντί να εισάγετε τα ίδια στοιχεία κάθε μέρα. Για παράδειγμα: αν ένας εργαζόμενος συνήθως εργάζεται 7,5 ώρες, αλλά μια μέρα εργάζεται 8,5 ώρες, μπορείτε να καταγράψετε μόνο την επιπλέον ώρα εκείνη τη μέρα. Αυτή η ευέλικτη μέθοδος επιτρέπεται και μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη διοικητική ταλαιπωρία, εφόσον το τελικό αποτέλεσμα – το σωστό ημερήσιο σύνολο ωρών – είναι καταγεγραμμένο.
Εμπλέξτε τους εργαζομένους: Κατ' αρχήν, είναι πρακτικό οι εργαζόμενοι να αναφέρουν οι ίδιοι τις ώρες τους στο επιλεγμένο σύστημα (π.χ. μέσω μιας εφαρμογής ή συμπληρώνοντας ένα φύλλο ωρών). Θα πρέπει να ενημερώσετε όλους τους υπαλλήλους για το πώς και πότε πρέπει να καταγράφουν τον χρόνο εργασίας τους. Μπορεί να είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε έναν σύντομο οδηγό ή πολιτική για την καταγραφή χρόνου εργασίας στην εταιρεία, που να περιγράφει: τι πρέπει να καταγράφεται (π.χ. κανονικός χρόνος εργασίας, υπερωρίες, διαλείμματα), πότε πρέπει να καταγράφεται (κατά προτίμηση συνεχώς ή καθημερινά), και ποια είναι η συνέπεια αν κάποιος το ξεχάσει. Μια τέτοια πολιτική καταγραφής χρόνου εργασίας δεν απαιτείται άμεσα από τον νόμο, αλλά βοηθά στη διασφάλιση κοινής κατανόησης και συνέπειας. (Συμβουλή: Δείτε τον εσωτερικό μας οδηγό Πώς να ξεκινήσετε εύκολα για συμβουλές βήμα προς βήμα για την εφαρμογή καταγραφής χρόνου στην εταιρεία σας.)
Παρακολούθηση και έλεγχος: Επειδή τελικά είναι ευθύνη του εργοδότη να καταγράφεται σωστά ο χρόνος εργασίας, πρέπει εσωτερικά να παρακολουθείτε ότι το σύστημα πραγματικά χρησιμοποιείται. Φροντίστε να υπενθυμίζετε στους εργαζομένους που δεν αναφέρουν τις ώρες τους, και ελέγχετε τακτικά ότι τα καταγεγραμμένα στοιχεία φαίνονται σωστά και συμφωνούν περίπου με τις συμφωνίες χρόνου εργασίας. Εάν κάτι φαίνεται λάθος (π.χ. ένας εργαζόμενος που συνεχώς ξεχνά να καταγράψει ή έχει απίθανα λίγες ώρες καταγεγραμμένες), θα πρέπει να συζητήσετε γι' αυτό. Έχετε ενδεχομένως μια διαδικασία έγκρισης των καταγεγραμμένων ωρών, ώστε τόσο ο εργαζόμενος όσο και ο προϊστάμενος να συμφωνούν για την καταγραφή χρόνου.
Διατήρηση δεδομένων για 5 χρόνια: Ο νόμος απαιτεί να διατηρείτε τις καταγραφές για τουλάχιστον 5 χρόνια. Αυτό σχετίζεται με το ότι πρέπει να μπορείτε να τεκμηριώσετε τη συμμόρφωση με τον κανόνα των 48 ωρών σε μεγαλύτερη χρονική περίοδο. Φροντίστε λοιπόν ώστε το σύστημα καταγραφής χρόνου να μπορεί να αποθηκεύει δεδομένα με ασφάλεια για τουλάχιστον πέντε χρόνια, και να έχετε υπό έλεγχο την ασφάλεια και το απόρρητο (GDPR) γύρω από αυτά τα δεδομένα. Οι εργαζόμενοι πρέπει επίσης να έχουν πρόσβαση στα δικά τους καταγεγραμμένα δεδομένα όσο είναι προσληφθέντες – αυτό παρέχει διαφάνεια και τους δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθούν τις ώρες τους και για παράδειγμα να ανακαλύπτουν αν κάτι δεν έχει καταγραφεί σωστά.
Οι εξαιρέσεις χειρίζονται σωστά: Εάν κρίνετε ότι ένας ή περισσότεροι εργαζόμενοι στην επιχείρηση πληρούν τα κριτήρια για αυτοδιαχειριστές (βλ. ενότητα Για ποιους ισχύει ο νόμος; παραπάνω), πρέπει να φροντίσετε να το τεκμηριώσετε αυτό στη σύμβαση εργασίας. Αυτό θα απαιτήσει συνήθως ένα παράρτημα στη σύμβαση, που να προσδιορίζει ακριβώς ότι το άτομο εξαιρείται από την καταγραφή χρόνου εργασίας και από τους κανόνες για π.χ. χρόνο ανάπαυσης. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε αυτή την εξαίρεση μόνο όπου είναι δικαιολογημένη – είναι μια πολύ στενή εξαίρεση, και πρέπει να μπορεί να εξηγηθεί και να υπερασπιστεί, εάν επιλέξετε να κατηγοριοποιήσετε ένα άτομο ως αυτοδιαχειριστή.
(Έχετε περισσότερες ερωτήσεις; Δείτε τις Συχνές Ερωτήσεις για την καταγραφή ωρών εργασίας όπου απαντάμε σε τυπικές ερωτήσεις σχετικά με τους νέους κανόνες.)
Κάποιος θα μπορούσε να ρωτήσει: Τι συμβαίνει αν δεν εισαγάγουμε καταγραφή ωρών εργασίας ή ξεχάσουμε να χρησιμοποιήσουμε το σύστημα; Η απάντηση είναι ότι μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την επιχείρησή σας. Παρόλο που στον ίδιο τον νόμο δεν προβλέπεται σταθερό πρόστιμο για "έλλειψη καταγραφής ωρών εργασίας", εξακολουθείτε να διατρέχετε τον κίνδυνο κυρώσεων, επειδή η έλλειψη καταγραφής συχνά συνδέεται με παραβιάσεις των κανόνων ωρών εργασίας. Ακολουθούν μερικές πιθανές συνέπειες:
Πρόστιμα για απενεργοποιημένες κάρτες: Σύμφωνα με τον ελληνικό νόμο, αν κατά τον έλεγχο στον χώρο εργασίας βρεθεί απενεργοποιημένη ψηφιακή κάρτα εργαζομένου, επιβάλλεται πρόστιμο 10.500€ στον εργοδότη ανά εργαζόμενο. Η Επιθεώρηση Εργασίας μπορεί επίσης να εκδώσει εντολή να διορθώσετε την κατάσταση αμέσως και να απαιτήσει μέτρα που θα αποτρέπουν μελλοντικές παραβιάσεις των κανόνων εργάσιμου χρόνου.
Αποζημίωση σε εργαζομένους: Αν αποδειχθεί ότι ένας εργαζόμενος έχει εργαστεί πέρα από τα επιτρεπόμενα όρια (π.χ. υπέρβαση του κανόνα των 48 ωρών ή μη λήψη 11 ωρών ανάπαυσης) και εσείς ως εργοδότης δεν έχετε κάνει τίποτα για να το αποτρέψετε, ο εργαζόμενος μπορεί να έχει δικαίωμα αποζημίωσης για την παράβαση των κανόνων. Η έλλειψη καταγραφής καθιστά δυσκολότερο για εσάς να τεκμηριώσετε ότι έχετε συμμορφωθεί με τους κανόνες – και επομένως ευκολότερο για έναν εργαζόμενο να δικαιωθεί ότι έγινε παράβαση. Με άλλα λόγια, χωρίς κατάλληλες καταγραφές ωρών εργασίας έχετε ασθενέστερη άμυνα αν κάποιος παραπονεθεί για υπερωρίες ή έλλειψη χρόνου ανάπαυσης.
Άλλες νομικές συνέπειες: Τα συνδικάτα μπορούν να εμπλακούν εκ μέρους των εργαζομένων αν δεν τηρούνται οι κανόνες. Σε σοβαρές ή επαναλαμβανόμενες περιπτώσεις μπορεί να βλάψει τη φήμη της εταιρείας και τις εσωτερικές εργασιακές σχέσεις. Επιπλέον, η συμμόρφωση με τους κανόνες ωρών εργασίας αποτελεί μέρος της νομοθεσίας για το εργασιακό περιβάλλον – συστηματικές παραβιάσεις μπορούν στην ακραία περίπτωση να οδηγήσουν σε μεγαλύτερες εντολές για αλλαγή των εργασιακών διαδικασιών ή μείωση των ωρών εργασίας για τους υπαλλήλους σας. Με λίγα λόγια: μπορεί να γίνει ακριβό και επιβαρυντικό να μην συμμορφώνεστε με την απαίτηση.
Συμπέρασμα: Πάρτε σοβαρά την απαίτηση για καταγραφή χρόνου εργασίας. Δεν πρόκειται μόνο για συμμόρφωση με έναν νόμο, αλλά και για τη φροντίδα των εργαζομένων σας και της επιχείρησής σας. Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να είναι δύσκολο ή χρονοβόρο να συμμορφωθείτε – υπάρχουν καλές λύσεις που μπορούν να το κάνουν εύκολο.
Η εισαγωγή υποχρεωτικής καταγραφής χρόνου εργασίας μπορεί να ακούγεται συντριπτική, ειδικά για μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση. Αλλά δεν είστε μόνοι, και δεν χρειάζεται καθόλου να είναι περίπλοκο. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν φιλικά προς τον χρήστη ψηφιακά εργαλεία που μπορούν να αναλάβουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς για εσάς. Το EasyHours.gr είναι ένα παράδειγμα λύσης που έχει αναπτυχθεί ειδικά για να βοηθήσει τις ελληνικές επιχειρήσεις με εύκολη καταγραφή χρόνου εργασίας και να εξασφαλίσει συμμόρφωση με την ΕΕ. Με το EasyHours μπορείτε να ξεκινήσετε γρήγορα την καταγραφή χρόνου εργασίας για όλους τους εργαζομένους – το σύστημα είναι απλό στη χρήση τόσο για τη διοίκηση όσο και για τους υπαλλήλους, και φυσικά πληροί όλες τις νομικές απαιτήσεις για αντικειμενικότητα, αξιοπιστία και προσβασιμότητα.
Κάντε εύκολη τη συμμόρφωση με τον νέο νόμο – επισκεφθείτε το EasyHours.gr σήμερα. Στο EasyHours.gr μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα και να ξεκινήσετε με μια λύση που σας γλιτώνει από περιττή ταλαιπωρία και εξασφαλίζει ότι η υποχρεωτική καταγραφή χρόνου εργασίας θα γίνει ένα ενσωματωμένο, απλό μέρος της καθημερινότητας. Επιλέγοντας μια έξυπνη λύση όπως το EasyHours δείχνετε τόσο στους εργαζομένους σας όσο και στις αρχές ότι παίρνετε σοβαρά τους κανονισμούς χρόνου εργασίας και προστατεύετε την ευημερία των εργαζομένων. Οπότε δράστε τώρα: Βάλτε σε τάξη την καταγραφή χρόνου εργασίας σας – και αφήστε το EasyHours να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε καλά!