Πώς να επιλέξετε το σωστό Σύστημα Παρουσιολογίου και Διαχείρισης Προσωπικού

Από την EasyHours | 10 Απριλίου 2025

Ένας οδηγός για την επιλογή του βέλτιστου παρουσιολογίου online με κάρτα εργασίας και διαχείριση προσωπικού

Ετικέτες: παρουσιολόγιο, κάρτα εργασίας, διαχείριση προσωπικού, ωράριο καταστήματος, time tracking app, work hours app, attendance system

Η επιλογή του σωστού παρουσιολογίου και συστήματος κάρτας εργασίας για τη διαχείριση προσωπικού σας μπορεί να είναι καθοριστική τόσο για την αποδοτικότητα, όσο και για την ικανοποίηση των εργαζομένων και τη συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις. Με τις πολλές επιλογές που υπάρχουν στην αγορά, μπορεί όμως να είναι δύσκολο να πλοηγηθείτε και να βρείτε ακριβώς τη λύση που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Σε αυτό το άρθρο σας καθοδηγούμε στη διαδικασία επιλογής του βέλτιστου ψηφιακού παρουσιολογίου με κάρτα εργασίας και attendance system. Εξετάζουμε τα πιο σημαντικά κριτήρια που πρέπει να λάβετε υπόψη, τις τυπικές παγίδες που πρέπει να αποφύγετε, και πώς να βρείτε την ισορροπία μεταξύ απλότητας και λειτουργικότητας. Είτε είστε μια μικρή επιχείρηση που ξεκινά την καταγραφή χρόνου για πρώτη φορά, είτε ένας μεγαλύτερος οργανισμός που θέλει να αναβαθμίσει το τρέχον σύστημά του, θα λάβετε εδώ συγκεκριμένες συμβουλές για να κάνετε τη σωστή επιλογή.

Πίνακας περιεχομένων

• Γιατί είναι σημαντικό να επιλέξετε το σωστό σύστημα από την αρχή;
• 7 κεντρικά κριτήρια όταν επιλέγετε παρουσιολόγιο και κάρτα εργασίας
• Τυπικά λάθη και πώς να τα αποφύγετε
• Απλό ή πολύπλοκο σύστημα παρουσιολογίου;
• Ολοκλήρωση – ξεκινήστε σωστά

Γιατί είναι σημαντικό να επιλέξετε το σωστό σύστημα από την αρχή;

Η επιλογή του σωστού συστήματος καταγραφής χρόνου από την αρχή είναι καθοριστική για διάφορους λόγους. Πρώτον, η καταγραφή εργάσιμου χρόνου δεν είναι πλέον επιλογή, αλλά νομική απαίτηση: Από την 1η Ιουλίου 2024 όλοι οι εργοδότες πρέπει να καταγράφουν τον εργάσιμο χρόνο των εργαζομένων τους. Το σωστό σύστημα βοηθά την επιχείρησή σας να συμμορφώνεται με το νόμο χωρίς περιττές ταλαιπωρίες, επειδή εξασφαλίζει αξιόπιστη καταγραφή και αποθήκευση δεδομένων.

Δεύτερον, πρόκειται για μακροπρόθεσμη αποδοτικότητα. Εάν επενδύσετε σε ένα καλό σύστημα τώρα, αποφεύγετε να χρειαστεί να το αλλάξετε αργότερα – μια διαδικασία που μπορεί να είναι χρονοβόρα και ακριβή. Ένα καλά λειτουργικό σύστημα σας δίνει γρήγορα επισκόπηση των ωρών, κάνει την επεξεργασία μισθοδοσίας ευκολότερη και απελευθερώνει χρόνο για πιο σημαντικές εργασίες.

Τέλος, η φιλικότητα προς τον χρήστη είναι ένας τεράστιος παράγοντας: Εάν επιλέξετε ένα σύστημα που οι εργαζόμενοί σας μπορούν εύκολα να χρησιμοποιήσουν (κατά προτίμηση μια εύκολη καταγραφή χρόνου μέσω εφαρμογής ή web), αυξάνετε την πιθανότητα όλοι να καταγράφουν τον χρόνο τους σωστά. Αυτό δημιουργεί καλύτερα δεδομένα και λιγότερη απογοήτευση. Εν συντομία, η σωστή επιλογή από την αρχή δίνει ηρεμία, επειδή είστε τόσο σε συμμόρφωση όσο και έχετε μια λύση που λειτουργεί στην καθημερινότητα.

Συμβουλή: Εάν είστε εντελώς νέοι στην ψηφιακή καταγραφή χρόνου, μπορείτε να διαβάσετε τον οδηγό μας για 5 βήματα για να ξεκινήσετε με την καταγραφή χρόνου για να πάρετε ένα σχέδιο για την υλοποίηση. Εδώ θα πάρετε βοήθεια για να ξεκινήσετε καλά με το νέο σας σύστημα.

7 κεντρικά κριτήρια όταν επιλέγετε σύστημα καταγραφής χρόνου

Όταν η επιχείρησή σας πρέπει να επιλέξει ένα νέο σύστημα καταγραφής χρόνου, υπάρχουν μια σειρά από σημαντικά κριτήρια που πρέπει να εξετάσετε. Εδώ εξετάζουμε επτά κεντρικά σημεία, που μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε τη σωστή επιλογή:

1. Φιλικότητα προς τον χρήστη: Το σύστημα πρέπει να είναι εύκολο στη χρήση για όλους τους εργαζομένους – ανεξάρτητα από το τεχνικό επίπεδο. Μια διαισθητική λύση με απλό σχεδιασμό διασφαλίζει ότι η καταγραφή εργάσιμου χρόνου γίνεται ένα εύκολο μέρος της καθημερινότητας και όχι μια σπατάλη χρόνου. Σκεφτείτε αν το σύστημα υπάρχει στα ελληνικά, αν τα μενού είναι σαφή, και αν είναι εύκολο να μάθετε. Όσο πιο φιλικό προς τον χρήστη, τόσο μεγαλύτερη η πιθανότητα όλοι να το χρησιμοποιούν σωστά κάθε μέρα.

2. Τιμή: Εξετάστε τόσο το κόστος απόκτησης όσο και τα τρέχοντα έξοδα. Για μια ΜΜΕ ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι περιορισμένος, οπότε πρόκειται να βρείτε μια λύση που να καλύπτει τις ανάγκες σας χωρίς να σπάσει την τράπεζα. Θυμηθείτε ότι η φθηνότερη λύση δεν είναι πάντα η καλύτερη – αν ένα φθηνό σύστημα στερείται σημαντικών λειτουργιών ή είναι δύσκολο στη χρήση, μπορεί να καταλήξει να κοστίσει περισσότερο σε χαμένο χρόνο και απογοήτευση. Συγκρίνετε τιμές σε διαφορετικές λύσεις και προσέξτε αν η τιμή είναι ανά χρήστη, ανά μήνα, ή ενδεχομένως μια εφάπαξ άδεια.

3. Πρόσβαση από κινητό: Σήμερα πολλή δουλειά γίνεται εν κινήσει ή εκτός γραφείου. Φροντίστε να επιλέξετε ένα σύστημα με μια εφαρμογή για καταγραφή χρόνου ή έναν ιστότοπο φιλικό προς κινητά, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να καταγράφουν χρόνο από το smartphone ή το tablet τους. Η πρόσβαση από κινητό διευκολύνει τους υπαλλήλους να "χτυπούν κάρτα" ανεξάρτητα από το αν βρίσκονται στο γραφείο, στο σπίτι ή σε επίσκεψη πελάτη. Αυξάνει την πιθανότητα ο χρόνος να καταγράφεται σε πραγματικό χρόνο και σωστά, αντί να πρέπει κάποιος να το θυμηθεί αργότερα.

4. Αποθήκευση δεδομένων και ασφάλεια: Ένα σύστημα καταγραφής χρόνου πρέπει να φυλάσσει τα δεδομένα σας με ασφάλεια. Σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις, οι πληροφορίες για τον χρόνο εργασίας πρέπει να διατηρούνται για αρκετά χρόνια, οπότε το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να χειρίζεται μακροχρόνια αποθήκευση δεδομένων. Ερευνήστε πού αποθηκεύονται τα δεδομένα – είναι στο cloud σε έναν ασφαλή διακομιστή; – και αν ο προμηθευτής συμμορφώνεται με το GDPR και άλλα πρότυπα ασφαλείας. Θέλετε ένα αξιόπιστο σύστημα που δεν χάνει δεδομένα και προστατεύει τις προσωπικές πληροφορίες των εργαζομένων.

5. Αναφορές: Οι καλές δυνατότητες αναφοράς είναι απαραίτητες. Πρέπει να μπορείτε εύκολα να εξάγετε αναφορές για τον χρόνο εργασίας για μια δεδομένη περίοδο, τόσο για να ελέγχετε τη συμμόρφωση (π.χ. τήρηση του κανόνα των 48 ωρών) όσο και για να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα για μισθοδοσία, τιμολόγηση ή αναλύσεις παραγωγικότητας. Επιλέξτε ένα σύστημα όπου με λίγα κλικ μπορείτε να δημιουργήσετε κατανοητές αναφορές για τις ώρες των εργαζομένων, τις υπερωρίες, τις άδειες κ.λπ. Μπόνους είναι αν μπορείτε να προσαρμόσετε τις αναφορές ή να εξάγετε δεδομένα σε Excel/PDF ανάλογα με τις ανάγκες.

6. Υποστήριξη και βοήθεια: Η τεχνολογία πρέπει να λειτουργεί, αλλά είναι σημαντικό να έχετε βοήθεια στη διάθεσή σας, εάν προκύψουν ερωτήσεις ή προβλήματα. Ελέγξτε ποια υποστήριξη προσφέρεται: Υπάρχει ελληνική υποστήριξη; Τηλεφωνική υποστήριξη, chat ή email; Πόσο γρήγορα απαντούν; Ειδικά στην αρχή μπορεί να χρειαστείτε λίγη επιπλέον βοήθεια για την εγκατάσταση ή τη χρήση του συστήματος. Ένας προμηθευτής με καλή εξυπηρέτηση πελατών μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά στο αν η υλοποίηση θα είναι μια θετική εμπειρία. Διαβάστε ενδεχομένως κριτικές από άλλους πελάτες σχετικά με την εμπειρία υποστήριξης.

7. Ενσωμάτωση με άλλα συστήματα: Η καταγραφή χρόνου σπάνια λειτουργεί μεμονωμένα. Μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλή χειροκίνητη εργασία, εάν το σύστημα μπορεί να ενσωματωθεί με τα άλλα συστήματά σας – για παράδειγμα σύστημα μισθοδοσίας, οικονομικό σύστημα ή εργαλεία διαχείρισης έργων. Με μια καλή ενσωμάτωση, οι καταγεγραμμένες ώρες μπορούν να μεταφερθούν αυτόματα στην πληρωμή μισθών ή στη χρέωση, ώστε να αποφύγετε τη διπλή εισαγωγή δεδομένων. Σκεφτείτε τα προγράμματα που ήδη χρησιμοποιείτε στην επιχείρηση και εξετάστε εάν το σύστημα καταγραφής χρόνου μπορεί να επικοινωνήσει μαζί τους. Αυτό παρέχει μια πιο εξορθολογισμένη ροή εργασίας και λιγότερα λάθη.

Συνήθη λάθη και πώς να τα αποφύγετε

Όταν οι επιχειρήσεις πρέπει να επιλέξουν σύστημα καταγραφής χρόνου για πρώτη φορά, βλέπουμε ορισμένα συνήθη λάθη να επαναλαμβάνονται. Εδώ είναι μερικές παγίδες και συμβουλές για να τις αποφύγετε:

• Να εστιάζετε υπερβολικά στην τιμή: Φυσικά τα οικονομικά πρέπει να βγαίνουν, αλλά προσέξτε να μην πάτε μόνο για την πιο φθηνή λύση. Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να επιλέξετε ένα δωρεάν ή πολύ φθηνό σύστημα, που αποδεικνύεται ότι είναι δύσκολο στη χρήση ή στερείται ζωτικών λειτουργιών. Η λύση είναι να λάβετε υπόψη την ολική εικόνα – να είστε πρόθυμοι να πληρώσετε για ποιότητα, εάν αυτό εξοικονομεί χρόνο και ταλαιπωρία μακροπρόθεσμα.

• Επιλογή πολύ πολύπλοκου συστήματος: Μερικές εταιρείες καταλήγουν με ένα υπερβολικά προηγμένο σύστημα, επειδή σκέφτονται "όσο περισσότερες λειτουργίες τόσο καλύτερα". Αλλά αν το σύστημα είναι πολύ εκτεταμένο, μπορεί να φαίνεται τρομακτικό ή συντριπτικό για τους χρήστες. Το αποτέλεσμα είναι ότι οι εργαζόμενοι μπορεί να παραλείψουν να χρησιμοποιήσουν όλες τις φανταχτερές λειτουργίες – ή ακόμη χειρότερα, να αποφύγουν εντελώς το σύστημα. Αποφύγετε αυτό το λάθος ταιριάζοντας την πολυπλοκότητα του συστήματος με τις πραγματικές σας ανάγκες. Συχνά μια απλούστερη λύση είναι η καλύτερη για μικρότερες εταιρείες (περισσότερα για αυτό παρακάτω).

• Μη συμπερίληψη των εργαζομένων: Είναι μεγάλο λάθος να πάρετε την απόφαση σε ένα κλειστό γραφείο χωρίς συμβολή από αυτούς που θα χρησιμοποιούν το σύστημα καθημερινά. Αν οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι ένα νέο σύστημα τους "επιβάλλεται από πάνω", μπορεί να προκύψει αντίσταση. Αποφεύγετε αυτό συμπεριλαμβάνοντας τους εργαζομένους νωρίς στη διαδικασία – π.χ. παίρνοντας σχόλια για τη φιλικότητα προς τον χρήστη κατά τη διάρκεια μιας δωρεάν δοκιμαστικής περιόδου. Με αυτόν τον τρόπο κερδίζετε την υποστήριξή τους και αισθάνονται ιδιοκτησία της λύσης.

• Καμία δοκιμαστική περίοδος ή τεστ: Το να αγοράζετε γάτα στο σακί είναι επικίνδυνο. Ένα τυπικό λάθος είναι να εφαρμόσετε ένα σύστημα χωρίς πρώτα να το έχετε δοκιμάσει σωστά. Ευτυχώς, οι περισσότεροι πάροχοι προσφέρουν δωρεάν δοκιμή ή demo. Χρησιμοποιήστε το! Αφήστε μερικούς εργαζομένους να δοκιμάσουν το σύστημα στην πράξη για μία ή δύο εβδομάδες. Έτσι θα ανακαλύψετε τυχόν προκλήσεις πριν δεσμευτείτε πολύ. Η δοκιμαστική περίοδος δίνει επίσης τη δυνατότητα να προσαρμόσετε τη ρύθμιση, να δημιουργήσετε οδηγίες και να διασφαλίσετε ότι έχετε επιλέξει σωστά πριν την τελική επένδυση.

• Ξεχνώντας το μέλλον: Ίσως έχετε μόνο λίγους εργαζομένους τώρα, αλλά τι θα γίνει σε μερικά χρόνια; Ένα λάθος είναι να επιλέξετε μια λύση που δεν μπορεί να κλιμακωθεί ή να προσαρμοστεί στην ανάπτυξη της εταιρείας. Επομένως, σκεφτείτε και τις μελλοντικές ανάγκες: Μπορεί το σύστημα να χειριστεί αν διπλασιάσετε τον αριθμό των εργαζομένων; Μπορούν να αγοραστούν νέες λειτουργίες αν αυξηθούν οι ανάγκες; Σκεπτόμενοι προς τα εμπρός διασφαλίζετε ότι το σύστημα μπορεί να ακολουθήσει την εταιρεία σας και αποφεύγετε να χρειαστεί να αλλάξετε ξανά σύντομα.

Με το να είστε προσεκτικοί σε αυτά τα σημεία, μπορείτε να αποφύγετε τις χειρότερες παγίδες. Πρόκειται για το να είστε ρεαλιστικοί, να αφιερώσετε χρόνο για να εξερευνήσετε την αγορά και να εμπλέξετε αυτούς που θα χρησιμοποιήσουν τη λύση. Έτσι θα είστε πιο δυνατοί στην επιλογή σας για καταγραφή χρόνου από την αρχή.

Απλό ή πολύπλοκο σύστημα καταγραφής χρόνου;

Η αγορά προσφέρει τα πάντα, από πολύ απλές εφαρμογές έως πολύ προηγμένα συστήματα καταγραφής χρόνου. Αλλά ποιος τύπος ταιριάζει καλύτερα σε μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση;

Συνήθως οι μικρές επιχειρήσεις αποκομίζουν τη μεγαλύτερη αξία από απλά συστήματα. Μια απλή λύση εστιάζει στα βασικά – εύκολη καταγραφή χρόνου εργασίας – χωρίς πολλές επιπλέον (και δυνητικά μπερδεμένες) λειτουργίες. Αυτό σημαίνει συνήθως χαμηλότερο κόστος, ταχύτερη υλοποίηση και μια πιο φιλική προς τον χρήστη εμπειρία. Οι εργαζόμενοι μπορούν να μάθουν γρήγορα το σύστημα και μπορείτε να ξεκινήσετε γρήγορα να καταγράφετε χρόνο σωστά.

Οι πιο πολύπλοκες λύσεις απευθύνονται συχνά σε μεγάλες επιχειρήσεις με πολύπλοκες ανάγκες: Μπορούν να περιλαμβάνουν τα πάντα από διαχείριση έργων, προγραμματισμό βαρδιών, HR modules, ενσωμάτωση με πολλά διαφορετικά συστήματα, κ.λπ. Μπορεί να είναι δελεαστικό να επιλέξετε μια λύση "Rolls Royce", αλλά για μια μικρή επιχείρηση μπορεί να αισθάνεται σαν να πυροβολείτε σπουργίτια με κανόνια. Κινδυνεύετε να πληρώσετε για λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ, και το σύστημα μπορεί να είναι πιο δύσκολο στη συντήρηση.

Επομένως: Να είστε ειλικρινείς για τις ανάγκες σας. Αν χρειάζεστε κυρίως να παρακολουθείτε τις ώρες άφιξης/αναχώρησης και να διασφαλίζετε ότι κανείς δεν εργάζεται υπερβολικά, τότε μια εύκολη λύση καταγραφής χρόνου είναι πιθανότατα αρκετή. Μπορείτε πάντα να αναβαθμίσετε αργότερα αν προκύψει η ανάγκη. Ξεκινήστε απλά – το πιο σημαντικό είναι να ξεκινήσετε με την καταγραφή χρόνου εργασίας, να συμμορφωθείτε με τις νομικές απαιτήσεις και να αποκομίσετε τα οφέλη που δίνει η ψηφιακή καταγραφή χρόνου στην καθημερινότητα.

(Διαβάστε το άρθρο μας για τα οφέλη μιας ψηφιακής λύσης για να δείτε τι συγκεκριμένα κερδίζετε εγκαταλείποντας το χαρτί και το Excel.)

Συμπέρασμα – ξεκινήστε καλά

Η επιλογή του σωστού συστήματος καταγραφής χρόνου απαιτεί κάποια προετοιμασία, αλλά αποπληρώνεται γρήγορα με ευκολότερη διαχείριση, πιο ευχαριστημένους εργαζομένους και ασφαλή συμμόρφωση με τον νόμο για το εργασιακό περιβάλλον. Σκεφτείτε μακροπρόθεσμα και βρείτε μια λύση που ταιριάζει στην επιχείρησή σας τόσο σήμερα όσο και αύριο. Όταν έχετε εξετάσει κριτήρια όπως η ευκολία χρήσης, η τιμή, η πρόσβαση από κινητό, η αποθήκευση δεδομένων, η αναφορά, η υποστήριξη και η ενσωμάτωση – καθώς και έχετε αποφύγει τις τυπικές παγίδες – είστε καλά προετοιμασμένοι να πάρετε τη σωστή απόφαση.

Και τι τώρα; Αν ψάχνετε για ένα απλό και αποτελεσματικό σύστημα καταγραφής χρόνου, το EasyHours είναι μια προφανής επιλογή. Το EasyHours πληροί όλα τα αναφερόμενα κριτήρια με φιλικό προς τον χρήστη τρόπο και έχει αναπτυχθεί με γνώμονα τις ανάγκες των ΜΜΕ. Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμαστική περίοδό σας στο EasyHours.gr σήμερα, και ανακαλύψτε πόσο εύκολο μπορεί να είναι να παρακολουθείτε τον εργασιακό χρόνο – έτσι θα ξεκινήσετε γρήγορα και θα είστε πλήρως συμμορφωμένοι χωρίς κόπο. Είμαστε έτοιμοι να σας βοηθήσουμε από την αρχή!